Definisi E- Bisnis

Definisi E- Bisnis

Pengertian e-Business atau definisi e-business adalah kegiatan bisnis yang dilakukan secara otomatis dan semiotomatis dilakukan dengan menggunakan teknologi elektronik.E-business memungkinkan suatu perusahaan untuk berhubungan dengan sistem pemrosesan data internal dan eksternal secara lebih efisien dan fleksibel.E-business juga banyak dipakai untuk berhubungan dengan suplier dan mitra bisnis perusahaan, serta memenuhi permintaan dan melayani kepuasan pelanggan secara lebih baik.

Penggunaan sehari-hari, e-business tidak hanya menyangkut perdagangan elektronik atau e-commerce saja.Dalam hal ini, e-commerce lebih merupakan sub bagian dari e-business, sementara e-business meliputi segala macam fungsi dan kegiatan bisnis menggunakan data elektronik, termasuk pemasaran Internet.Sebagai bagian dari e-business, e-commerce lebih berfokus pada kegiatan transaksi bisnis lewat www atau Internet.Dengan menggunakan sistem manajemen pengetahuan, e-commerce mempunyai goal untuk menambah revenu dari perusahaan.

E-business berkaitan secara menyeluruh dengan proses bisnis termasuk value chain: pembelian secara elektronik (electronic purchasing), manajemen rantai suplai (supply chain management), pemrosesan order elektronik, penanganan dan pelayanan kepada pelanggan, dan kerja sama dengan mitra bisnis. E-business memberi kemungkinan untuk pertukaran data di antara satu perusahaan dengan perusahaan lain, baik lewat web, Internet, intranet, extranet atau kombinasi di antaranya.

Customer Relationship Management (CRM)

Dengan mengintegrasikan seluruh sistem (front and back office), akan memberikan suatu kemampuan dan fleksibilitas, yang merupakan suatu impian dimasa yang lalu, kepada bagian penjualan, pemasaran dan tim bantuan tehnis untuk dapat memelihara dan meningkatkan hubungan dengan para pelanggan yang baik. Solusi CRM dari Intuitive memberikan seluruh fungsi-fungsi yang dibutuhkan untuk mencari, mendapatkan dan melayani seluruh pelanggan, mulai dari pemasaran, penjualan sampai pada layanan pelanggan.

Solusi CRM dari Intuitive menyediakan fungsi-fungsi yang meliputi banyak hal untuk dapat mengatur, merencanakan dan membuat laporan di seluruh lingkup bidang penjualan

• Penambahan dan perubahan informasi mengenai pelanggan
• Mengakses data penjualan pelanggan dan data mengenai harga barang yang telah diberikan
• Mengakses data status mengenai keuangan pelanggan yang terakhir
• Mendeteksi dan memprediksi seluruh peluang-peluang sesuai dengan jalurnya
• Secara otomatis dapat menginformasikan daftar calon-calon pelanggan yang berpotensi
• Mendapatkan informasi yang kompetitif

Mulai dari tahap penawaran barang sampai dengan membuat order penjualan dan pemenuhan order, Intuitive ERP memberikan fungsi-fungsi yang dibutuhkan untuk memaksimalkan tingkat efisiensi kemampuan penjualan.

• Memberikan penawaran dan melakukan kalkukasi penjualan
• Menjanjikan pengiriman barang
• Mengentry Order Penjualan
• Memproses pengembalian barang

Advanced Configurator

Intuitive ERP dengan modul “Advanced Configurator” memungkinkan untuk dengan cepat menentukan harga barang yang akurat, konfigurasi produk dan spesifikasinya, serta bill-of-material (daftar kebutuhan barang) dan tahapan-tahapan proses produksi. Fungsi ini seluruhnya adalah menerapkan konsep “Bottom-up”, “Rules Based Configurator” yang sesungguhnya, sehingga memudahkan untuk mendefinisikan suatu produk dengan suatu aturan yang sangat baik dan berdasarkan pada suatu petunjuk mengenai batasan-batasan (“Constraint-based”) yang sudah ditentukan sebelumnya.

• Kemampuan untuk diakses melalui internet, berbasis pada web browser, dan mempunyai fleksibilitas untuk menunjang suatu produk yang sungguh-sungguh sangat kompleks sekalipun.
• Penawaran, Penjualan dan penanganan produk-produk yang rumit/kompleks, produk-produk dengan konfigurasi yang sangat spesifik, dapat dilakukan dengan mudah
• Proses penawaran sampai pada tahap pengiriman barang dapat dipercepat
• Melihat perubahan model dan harga barang secara otomatis
• Memudahkan pengumpulan dan pengaturan data produk-produk yang penting

 E-Operasional Resorces Management MENGGUNAKAN TEKNOLOGI INFORMASIUNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF

A. PERUSAHAAN DALAM LINGKUNGANNYA

Perusahaan adalah suatu sistem fisik yang dikelola dengan menggunakan sistem konseptual.

Sistem fisik : manusia, material, mesin dan uangSistem konseptual : informasiSistem fisik perusahaan adalah sistem lingkaran tertutup dalam arti dikendalikan oleh manajemen, menggunakan informasi umpan balik untuk meyakinkan bahwa tujuan-tujuannya tercapai. Perusahaan juga merupakan suatu sistem terbuka, dalam arti berhubungan dengan lingkunganya.Sebuah perusahaan mengambil sumber daya dari lingkungannya, mengubah sumber daya tersebut menjadi barang dan jasa, dan mengembalikan sumber daya yang telah diubah kepada lingkungannya.Lingkungan adalah alasan utama keberadaan perusahaan.

Delapan elemen lingkungan :

1.      Pemasok : menyediakan material, jasa dan informasi yang digunakan perusahaan untuk memproduksi barang dan jasa

2.       Pelanggan : pemakai produk dan calon pemakai

3.      Serikat buruh : organisasi bagi tenaga kerja terampil maupun tidak

4.      Masyarakat keuangan : lembaga-lembaga yang mempengaruhi sumber daya uang yang tersedia bagi perusahaan

5.       Pemegang saham/pemilik

6.       Pesaing : organisasi pesaing yang berada di pasaran

7.       Pemerintah

8.       Masyarakat global : wilayah geografis dimana perusahaan itu berdiri.

 B. KEUNGGULAN KOMPETITIF

Keunggulan kompetitif yang mengacu pada penggunaan komputer artinya perusahaan tidak hanya mengandalkan sumber daya fisik namun mengandalkan sumber daya konseptual yaitu informasi untuk mencapai leverage di pasaran untuk memcapai tujuan strategis perusahaan.

Rantai nilai PORTER

Pusat teori dari Porter adalah konsep tentang marjin

MARJIN : nilai lebih dari produk/jasa dibandingkan biayanya.

Perusahaan menciptakan nilai dengan melaksanakan aktivitas nilai.Aktivitas nilai dapat dibedakan menjadi dua, yaitu :

1. Aktivitas nilai utama (primary value activities) : aktivitas yang berhubungan dengan produksi dan penawaran (berhubungan langsung dengan pelanggan)
2. Aktivitas nilai pendukung (support value activities) : menyediakan input dan infastruktur untuk mendukung aktivitas utama berlangsung.

Contoh : divisi akuntansi, divisi personalia

Aktivitas nilai utama dan pendukung diintegrasikan oleh beberapa kaitan untuk membentuk rantai nilai.

Memperluas cakupan rantai nilai

Untuk lebih meningkatkan keunggulan kompetitif dapat dicapai dengan mengaitkan rantai nilai perusahaan dengan rantai nilai organisasi lain. Hal ini disebut sebagai Sistem antar organisasi (interorganizational system – IOS) atau sistem informasi antar organisasi (interorganizational information system – IIS).

Perusahaan perusahaan yang berpartisipasi bekerja sama sebagai suatu unit tunggal yang terkoordinasi, menciptakan sinergi yang tidak dapat dicapai dengan bekerja sendiri. SINERGI ini disebut sistem nilai.

 C. SUMBER DAYA INFORMASI

Sumber daya informasi terdiri dari :

1. Perangkat keras komputer
2. Perangkat lunak komputer
3. Spesialis informasi :

·        Analis sistem

·        Pengelola database

·        Spesialis jaringan

·        Programer

·        Operator

1. Pemakai
2. Fasilitas
3. Database
4. Informasi

Chief Information Officer : yang mengelola sumber daya informasi yaitu manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi tetapi juga berbagai area lain dari operasi perusahaan.

 D. PERENCANAAN STRATEGIS UNTUK SUMBER DAYA INFORMASI   

Tiap perusahaan akan mengembangkan suatu rencana strategis sumber daya informasi yang memenuhi kebutuhannya sendiri. Namun kita dapat mengindetifikasikan sejumlah topik utama yang harus tercakup, yaitu ;

1.       Tujuan-tujuan yang akan dicapai oleh tiap subsistem CBIS selama periode yang tercakup dalam jangka waktu perencanaan.

2.       Sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tsb.

E. END-USER COMPUTING SBG MASALAH STRATEGIS.                    

Tingkat- tingkat kemampuan pemakai akhir dapat digolongkan sbb :

1. Pemakai akhir tingkat menu (Menu level end user)

Pada tingkat ini pemakai hanya mampu berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi dengan menggunakan menu-menu yang ditampilkan oleg perangkat lunak berbasis Window dan mac.

1. Pemakai akhir tingkat perintah (command level end user)

Pada tingkat ini pemakai mampu menggunakan perangkat lunak jadi yang lebih sekedar memilih menu (dapat menggunakan bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi aritmatika dan logika pada data)

1. Pemakai akhir (End user programmers)

Pada tingkat ini pemakai mampu menggunakan bahasa-bahasa pemograman.

Manfaat end user computing :

1. Menyeimbangkan kemampuan dan tantangan.
2. Mengurangi kesenjangan komunikasi.

Resiko End user computing :

1. Sistem yang buruk sasarannya
2. Sistem yang buruk rancangan dan dokumentasinya.
3. Penggunaan sumber informasi yang tidak efisien.
4. Hilangnya integritas data.
5. Hilangnya keamanan
6. Hilangnya pengendalian.

F. KONSEP MANAJEMEN SUMBER DAYA INFORMASI

Manajemen sumber daya informasi (Information resources management-IRM) adalah aktivitas yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh dan mengelola sumber daya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.

Elemen-elemen IRM yang diperlukan :

1.      Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul.

2.       Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional utama.

3.       Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak.

4.      Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan saat membuat perencanaan strategis.

5.       Rencana strategis formal untuk sumber daya informasi.

6.       Strategi untuk mendorong dan mengelola end user computing.

 G. PERDAGANGAN MELALUI JARINGAN ELEKTRONIK

Perdagangan melalui jaringan elektronik : penggunaan komputer untuk memudahkan semua operasi perusahaan.

Manfaat perdagangan melalui jaringan elektronik :

1. Pelayanan pelanggan yang lebih baik.
2. Hubungan dengan pemasok dan masyarakat keuangan yang lebih baik.
3. Pengembalian atas investasi pemegang saham dan pemilik yang meningkat.

Kendala :

1. Biaya tinggi
2. Masalah keamanan
3. Perangkat lunak yang belum mapan atau belum tersedia.

 H. STRATEGI PERDAGANGAN MELALUI JARINGAN ELEKTRONIK

Strategi perdagangan melalui jaringan elektronik dapat dilakukan dengan :

a.         Sistem antar organisasai (IOS) adalah suatu kombinasi perusahaan-peusahaan

yang terkait sehingga mereka berfungsi sebagai sistem tunggal.

Perusahaan-perusahaan yang membentuk IOS disebut mitra dagang atau mitra bisnis.

Manfaat IOS :

                    Efisiensi komparatif : internal dan antar organisasi

Kekuatan tawar menawawar : kekuatan suatu perusahaan untuk menyelesaikan perselisihan dng pemasok dan pelanggannya yang menguntungkan dirinya.

Kekuatan ini berasal dari 3 hal :

§         Keistimewaan produk yang unik

§         Penurunan biaya yang berhubungan dengan pencarian

§         Peningkatan biaya peralihan.

b.       Pertukaran data elektronik (Electronik data interchange – EDI) adalah transmisi data dalam bentuk yang terstruktur dan dapat dibaca mesin secara langsung dari komputer ke komputer di antara beberapa perusahaan.

Hubungan EDI yang umum membentuk kaitan antara perusahaan dan pemasoknya serta pelanggan.

Dalam EDI memungkinkan terjadinya transfer dana secara eleltronik (electronik funds transfer) sehingga memudahkan dalam proses transaksi.

Tingkat penerapan EDI.

Tiga tingkat penggunaan EDI :

§        Pemakai tingkat satu : hanya satu atau dua set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang yang terbatas.

§        Pemakai tingkat dua : banyak set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang.

§        Pemakai tingkat tiga : aplikasi komputer disesuaikan dengan standart EDI.Tujuan tingkat satu dan dua adalah mengubah dokument kertas menjadi dokumen elektronik. Tingkat penggunaan ini digambarkan sebagai pendekatan pintu ke pintu, karena hanya mempengaruhi komunikasi data dan bukan aplikasi.

Manfaat EDI :

Ø      Mengurangi kesalahan

Ø      Mengurangi biaya

Ø      Meningkatkan efisiensi opersional

Ø      Meningkatkan kemampuan bersaing

Ø      Meningkatkan hubungan dengan mitra dagang

Ø      Meningkatkan pelayanan pelanggan.

Teknologi perdagangan melalui Jaringan elektronik.Ada tiga pilihan utama, yaitu :

1. Sambungan langsung
2. Jaringan bernilai tambah (Value Added Network – VAN)
3. Internet

Electronic Procurement (E-Procurement)  Definisi E-Procurement 

Beberapa definisi e-procurement dari berbagai sumber yaitu:

1.        Menurut Kantor Manajemen Informasi Pemerintah Australia (Australian Government

Information Management, AGIMO) : e-procurement merupakan pembelian antar-bisnis (business-to-business, B2B) dan penjualan barang dan jasa

Melalui internet. (www.agimo.gov.au/publications/2001/11/ar00-01/glossary).

2.        Menurut daftar kata X-Solutions : e-procurement merupakan sebuah istilah dari pengadaan (procurement) atau pembelian secara elektronik. E-procurement merupakan bagian dari e-bisnis dan digunakan untuk mendesain proses pengadaan berbasis internet yang dioptimalkan dalam sebuah perusahaan. E-procurement tidak hanya terkait dengan proses pembelian itu saja tetapi juga meliputi negosiasi-negosiasi elektronik dan pengambilan keputusan atas kontrak-kontrak dengan pemasok. Karena proses pembelian disederhanakan dengan penanganan elektronik untuk tugas-tugas yang berhubungan dengan operasi, tugas-tugas yang berhubungan dengan strategi dapat diberi peran yang lebih penting dalam proses tersebut. Tugas-tugas baru yang berhubungan dengan strategi pembelian ini meliputi manajemen kontrak kepada pemasok lama maupun baru serta penciptaan struktur pasar baru dengan secara aktif mengkonsolidasikan sisi pemasokan/suplai. Sedangkan procurement system adalah sistem perangkat lunak untuk pembelian secara elektronik, yaitu pengadaan barang dan jasa. (http://www.x-solutions.poet.com/eu/newsevents/glossar). 

3.        Menurut daftar kata Siemens : e-procurement atau e-purchasing adalah pengadaan yang menggunakan media elektronik seperti internet atau jaringan komputer yang lain. Sistem e-procurement memusatkan pada platform (perangkat keras maupun lunak) komersial bagi para pembeli. (http://www2.automation.siemens.com/meta/ebusiness/html_76/glossar/glossar_e.htm). 

4.        Menurut Wikipedia : e-procurement adalah pembelian business-to-business (B2B) dan penjualan barang dan jasa melalui internet maupun sistem-sistem informasi dan jaringan lain, seperti Electronic Data Interchange (EDI) dan Enterprise Resource Planning (ERP). Sebagai sebuah bagian penting dari banyak situs B2B, e-procurement juga kadang disebutkan oleh istilah-istilah lain misalnya supplier exchange. Secara khusus, situs-situs web e-procurement memungkinkan user yang memenuhi syarat dan terdaftar untuk mencari para pembeli atau penjual barang dan jasa. Tergantung pada pendekatannya, para pembeli atau penjual dapat menentukan harga atau mengundang tawaran. Transaksi-transaksi dapat dimulai dan diakhiri. Pembelian yang sedang berjalan dapat memenuhi permintaan customer untuk diskon jumlah atau penawaran khusus. Software e-procurement memungkinkan otomatisasi beberapa pembelian dan penjualan. Perusahaan-perusahaan yang berpartisipasi berharap dapat mengendalikan inventori-inventori secara lebih efektif, mengurangi biaya pembelian agen, dan meningkatkan siklus manufaktur. E-procurement diharapkan dapat diintegrasikan dengan tren Supply Chain Management yang terkomputerisasi. (http://en.wikipedia.org/wiki/E-procurement). 

5.        Menurut Scottish Enterprise dalam E-Business Factsheet-nya menyebut bahwa e-procurement adalah sebuah istilah untuk menyebut metode elektronik yang digunakan dalam tiap tahap proses pembelian dari indentifikasi persyaratan-persyaratan hingga pembayaran, dan secara potensial manajemen kontrak. (www.scottish-enterprise.com/publications/e-procurement.pdf). 

6.        Menurut Infonet dalam makalahnya tentang e-procurement menyebutkan bahwa e-procurement adalah nama lain untuk pembelian barang dan jasa B2B melalui pertukaran dagang extranet, antar ERP langsung, dan koneksi internet dengan pemasok-pemasok. (www.ploug.org.pl/interesujace_teksty/eProcurement_White_Paper_Final.pdf).

7.         

8.        Beberapa definisi oleh Davila, Tony, Mahendra Gupta, dan Richard Palmer dalam jurnal “Moving Procurement Systems to The Internet” (2003) menyebutkan e-procurement :·        Teknologi yang dirancang untuk memfasilitasi pengadaan barang melalui internet.·        Manajemen seluruh aktivitas pengadaan secara elektronik.·        Aspek-aspek fungsi pengadaan yang didukung oleh bermacam-macam bentuk komunikasi secara elektronik.

9.        Bank Dunia menyebutkan sebuah definisi berlapis tiga dari e-procurement dari segi pemerintahan (electronic Government Procurement, e-GP) dalam E-GP: World Bank Draft Strategy (2003). Tingkat pertama menyatakan bahwa e-GP adalah penggunaan teknologi informasi dan komunikasi khususnya internet oleh pemerintahan-pemerintahan dalam melaksanakan hubungan pengadaan dengan para pemasok untuk memperoleh barang, karya-karya, dan layanan konsultasi yang dibutuhkan oleh sektor publik. Definisi tingkat kedua dan ketiga membuat perbedaan tipis antara e-tendering dengan e-purchasing. 

10.    Sarzana Fulvio di S. Ippolito (2003) menyebut e-procurement sebagai seperangkat teknologi, prosedur, dan langkah-langkah organisasional yang memungkinkan pembelian barang dan jasa secara online, melalui peluang-peluang yang ditawarkan oleh internet dan e-commerce. Pengertian ini mirip dengan definisi Bank Dunia tetapi menghilangkan “pengadaan karya”. 

Fitur E-Procurement 

Pembelian dan penjualan online mengefisienkan proses pengadaan dan mengurangi biaya operasi dengan mengurangi pengeluaran untuk waktu administrasi dan memperpendek birokrasi. Penerapan e-procurement mendorong upaya transaksi dari pusat pembuat pesanan hingga titik kebutuhan pada pengguna desktop bisnis.  Hal ini memastikan kesesuaian terhadap perjanjian dengan pemasok yang dipilih melalui katalog online yang mana dilihat-lihat oleh para pengguna untuk menemukan item yang dibutuhkan. Fitur utama e-procurement meliputi :

• Katalog elektronik untuk item-item standar/inti.
• Kemampuan punch-out ke situs-situs web pemasok untuk produk-produk yang dinamis/bermacam-macam.
• Memunculkan kembali daftar-daftar permintaan/belanja untuk item-item yang dibeli secara teratur.
• Jalur-jalur persetujuan yang menyatu (built-in) untuk menjalankan kendali anggaran belanja.
• Kemampuan untuk memberi laporan informasi manajemen yang detil.

 Chartered Institute of Purchasing and Supply memperkirakan bahwa bekerja dengan lebih dekat kepada para pemasok umumnya dapat mengurangi biaya pembelian hingga 10%. Peningkatan dalam layanan pelanggan dapat memungkinkan sebuah perusahaan dengan para pelanggannya mampu menempatkan dan melacak pesanan-pesanan kapanpun.Informasi pelanggan yang akurat dapat memungkinkan menyesuaikan aktivitas pemasaran, produk, dan layanan bagi kebutuhan pelanggan. E-Katalog adalah suatu versi elektronik dari katalog tertulis pemasok yang berisi nama produk, deskripsi, ilustrasi, dan lain-lain. Harapan pengguna telah meningkat secara dramatis pada tahun-tahun terakhir sebagai akibat dari pengalaman pribadi mereka berbelanja di internet.Sarana e-procurement diperlukan untuk menawarkan fungsionalitas yang sama-sama berstandar tinggi ini dalam upaya mempertahankan kepuasan pengguna. Punch Out adalah suatu jenis integrasi online yang memberikan kepada organisasi-organisasi kemampuan untuk menggunakan situs-situs web pemasok mereka yang ada. Pelanggan dapat mencari, memilih dan menyusun barang-barang untuk dibeli sekaligus mempertahankan kegunaan dari situs web pemasok mereka. Item-item kemudian dibawa kembali kepada sistem milik pembeli untuk pengiriman dan persetujuan dalam cara normal. Ketika Punch Out telah berhasil diawali, pemasok tersebut dapat menyajikan tampilan data yang disesuaikan, berdasarkan dengan sebuah kontrak standar. 

Manfaat E-Procurement 

Internet telah muncul sebagai media yang efektif dari segi biaya dan dapat diandalkan untuk melakukan transaksi bisnis online.Semakin banyak perusahaan yang mengadopsi media ini dalam melakukan pengadaan barang mereka.Menurut Seth Miller dalam artikelnya (http://EzineArticles.com/?expert=Seth_Miller) keuntungan utama e-procurement meliputi menghemat uang, waktu, dan beban kerja tambahan yang normalnya berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Proses pengadaan konvensional biasanya melibatkan banyak pemrosesan kertas-kertas, yang mana menghabiskan sejumlah besar waktu dan uang. Dalam beberapa contoh, biaya pemrosesan berkurang sebesar 85%. E-procurement merupakan komponen besar dalam e-commerce B2B modern dan dapat diterapkan pada spektrum luas industri dan pasar.Banyak perusahaan telah menerapkan e-procurement dengan sukses, memperoleh keuntungan hingga jutaan dolar AS.Pengalaman menunjukkan bahwa sebuah perusahaan dapat menikmati pengembalian yang mencapai 300% dari investasi awal dalam hanya tiga tahun. Jumlah keberhasilan yang meningkat menunjukkan pertumbuhan pengakuan akan keuntungan e-procurement. Hal ini menandakan sebuah optimisme terhadap otomatisasi meskipun dalam perlambatan ekonomi dunia. Beberapa perusahaan telah mengadopsi otomatisasi pada semua tahap dari proses suplai untuk memaksimalkan keuntungan e-procurement. E-procurement terutama diterapkan pada pembelian barang-barang kecil dan tidak mahal seperti perlengkapan kantor. Pendekatan tradisional masih disukai untuk produk yang lebih mahal seperti permesinan industri kompleks.Meskipun demikian, perusahaan-perusahaan secara meningkat mengakui manfaat pengadaan bahan secara online.Pengadaan secara online membantu organisasi-organisasi untuk merancang rencana yang optimal untuk memanage rantai pasokan (supply chain). Keuntungan e-procurement tidak hanya meliputi penghematan uang tetapi juga penyederhanaan keseluruhan proses. Rencana-rencana yang optimal dapat dikomunikasikan dengan cepat kepada pemasok-pemasok, oleh karena itu dapat mengurangi biaya dan pemborosan yang biasanya terdapat dalam supply chain.Keuntungan e-procurement meliputi pengurangan biaya overhead seperti pembelian agen, juga peningkatan kendali inventori, dan keseluruhan peningkatan siklus manufaktur. Sistem e-procurement membantu perusahaan-perusahaan mengkonsolidasikan data tentang pengadaan bermacam-macam barang baik secara langsung maupun tidak langsung.Data ini memungkinkan mereka melakukan pembelian besar dan bernegosiasi dengan para pemasok untuk diskon yang lebih besar. Daripada sepuluh departemen independen berbeda, misalnya, membeli suatu produk tertentu dalam jumlah kecil, suatu sistem pengadaan yang terpusat dan terhubung dengan baik dalam organisasi akan membantu melacak kebutuhan secara periodik untuk produk tersebut dan pemesanan pembelian besar dapat disusun sesuai kebutuhan. Jika perusahaan dapat dengan mudah menunjukkan kepada pemasok bahwa ada permintaan yang konsisten, hal itu dapat mengatur pesanan pembelian.Lebih lanjut, dengan menghubungkan seluruh pesanan untuk bagian-bagian tertentu dan suplai melalui rute yang ditentukan, perusahaan pembeli dapat mengurangi jumlah transaksi yang diperlukan untuk barang-barang tersebut.  Singkatnya seperti yang disebut dalam http://www.icfaipress.org/Books/E-Procurement_overview.asp , nilai yang ditawarkan e-procurement meliputi :

·        Pengurangan biaya pengadaan : Pengurangan dalam biaya, yang dapat berkisar 20-25%, dapat dicapai melalui proses yang efisien seperti perluasan basis pemasok, negosiasi harga yang lebih baik, dan pemendekan siklus pengadaan, sehingga mengurangi inventori.

·        Pelacakan transaksi yang mudah dan pembayaran terotomatisasi : Meminimalkan beberapa biaya pasca pembelian, sehingga menjamin kepuasan pelanggan.

·        Kendali yang lebih baik : Melalui sarana-sarana pelaporan dan analisis yang mudah dan efektif, seseorang dapat meningkatkan efisiensi dalam pemeliharaan laporan, memeriksa pembelian tidak terkendali, dan menciptakan integrasi data yang utuh.

·        Otomatisasi tugas-tugas repetitif : Jika beberapa pembelian yang dilakukan adalah teratur, sistem secara otomatis menyetujui pembelian tersebut berdasarkan pada pembeli dan jumlah yang diminta. Dalam paper E-Procurement Benefits (http://emarketplace.lgaq.asn.au/lgaq/resources/e-Marketplace/e-procurement%20Benefits.doc), disebutkan beberapa manfaat e-procurement yang meliputi :

1. Penghapusan biaya administrasi.

Penerapan e-procurement mengotomatisasi banyak proses administrasi dalam pembelian sehingga menjadi proses yang tanpa tertulis (paperless). Pengadaan secara tradisional dipandang sebagai pekerjaan penyampaian kertas dalam seluruh perusahaan. Mengalihkan beban adminstrasi bagi staf dan mengotomatiskan pekerjaan kunci menghemat waktu mereka dan lebih lanjut menghemat dana dewan.Berikut adalah contoh tabel dari laporan Warwick Business School yang menunjukkan perbedaan biaya administrasi sistem pengadaan tradisional dengan e-procurement. Biaya sistem manual digunakan sebagai indeks dasar (=100). 

Function	Traditional Process	E-procurement
Requisition Generation	66.76	29.2
Requisition Distribution	7.36	0.0
Order Generation	8.87	1.5
Order Distribution	1.87	0.0
Expediting	0.91	0.3
Goods Receipt	3.83	1.5
Invoice Processing	10.40	0.7
TOTAL	100.0	33.2

  

1. Pemotongan biaya pembelian.

E-procurement tidak secara intrinsik mengurangi biaya pembelian, namun mendorong organisasi untuk mencapai tujuan ini dengan cara berikut:

·        Dengan mengenalkan sebuah sistem yang dapat digunakan dengan mudah oleh orang-orang dan dengan senang menggunakannya, memungkinkan setiap orang di organisasi menyesuaikan dengan aturan pemasok yang dipilih dan oleh karena itu meningkatkan kemampuan membeli organisasi terhadap supplier yang dipilih.

·        Ketika bertransaksi dengan pemasok secara elektronik, pemasok-pemasok menjadi lebih sering memberikan diskon karena biaya administrasi mereka lebih rendah.

·        Dengan mengurangi pembelian yang tidak terawasi oleh dewan, para pemasok dapat menjadi lebih berkomitmen terhadap perjanjian-perjanjiannya karena lebih terjamin untuk memperoleh bagian yang lebih besar dari pengeluaran dewan. 

1. Pemotongan waktu siklus pembelian.

Dalam banyak dewan, waktu dari pemesanan hingga pengiriman dapat berhari-hari atau berbulan-bulan, membuat proses pengadaan menjadi kurang layak untuk kebutuhan-kebutuhan yang harus dipesan secara cepat. Penundaan-penundaan sering disebabkan oleh  persyaratan-persyaratan tertulis yang harus ditangani secara manual oleh satu atau lebih orang dan di mana budjet dan komitmen-komitmen harus diperiksa sebelum pesanan keluar.      Solusi e-procurement dengan tingkat kemajuan pekerjaan menjadi sifat inti mengefisienkan proses ini dan menghindari kemacetan (bottleneck) yang umum terjadi dalam proses ini. Hal ini memungkinkan suatu permintaan diperiksa secara otomatis terhadap setting-setting yang sudah ditetapkan dan disetujui secara elektronik. Hal ini tidak hanya mempercepat proses keseluruhan tetapi juga memberikan analisis lengkap atas siklus pembelian sehingga staff pengadaan dapat mengenali kemacetan-kemacetan umum dan menentukan apakah penundaan diakibatkan oleh sebab internal atau eksternal. Singkatnya, e-procurement mendorong staf menyelesaikan tugasnya dengan cepat tanpa mengorbankan kendali.Ketika mencoba untuk menghitung manfaat bagi dewan dari segi pengurangan waktu siklus pembelian, adalah penting bahwa banyak pembelian merupakan hal kritis dan akan diuntungkan karena peningkatan efisiensi, keluar dari sistem yang ada. Hal ini menjadi sulit untuk menghitung manfaat biaya yang akurat. 

1. Kontrol manajemen yang lebih besar.

Karena semua data pengadaan diproses melalui satu database terpusat dan secara otomatis diintegrasikan ke dalam Financial Management Information System (FMIS), e-procurement memungkinkan analisis yang relevan dan laporan manajemen dapat dengan mudah dihasilkan.Di samping mempersenjatai profesional pengadaan dengan informasi yang dibutuhkan untuk memanage dengan efektif, e-procurement bertujuan mengurangi beban administratif yang berarti bahwa mereka dapat memfokuskan pada pengambilan keputusan yang lebih proaktif.  

1. Sesuai kebutuhan user (user compliance).

Memaksimalkan kecocokan dengan kebutuhan, menjamin bahwa setiap orang hanya membeli dari pemasok yang disetujui adalah hal penting bagi manajer pembelian, karena mempunyai dua manfaat yaitu mendapatkan nilai terbaik dari persetujuan-persetujuan dengan yang dipilih oleh perusahaan dan perusahaan-perusahaan dapat meningkatkan persetujuan-persetujuan yang jauh lebih baik dengan para pemasoknya. Dengan proses pengadaan tradisional, permintaan tertulis sangat menghabiskan waktu untuk menyelesaikan dan mudah mengalami penundaan-penundaan ketika permintaan tersebut melalui proses persetujuan yang tidak membutuhkan perhatian banyak pengguna. Mereka menemukan cara-cara lain untuk membeli, apakah dengan menempatkan pesanan secara langsung kepada pemasok atau menggunakan kartu kredit atau uang tunai. Hal ini dikenal dengan pembelian yang tidak terawasi (“maverick purchasing” atau “rogue spending”), walaupun bagi banyak pengguna yang sungguh mencoba membeli sesuatu untuk menyelesaikan pekerjaan bukanlah “maverick” (tidak terkendali, bebas), tetapi demi kepentingan organisasi. Ketika mereka menggunakan sistem tradisional, mereka kadang harus melakukan panggilan telepon kepada pemberi wewenang yang berbeda-beda atau kepada pembeli untuk mempercepat transaksi.Berikut adalah masalah yang muncul sebagai akibatnya.Pertama, nilai terbaik tidak diperoleh.Pembeli yang tidak terawasi tidak dapat mengeluarkan persyaratan-persyaratan seperti organsisasi yang karena jarang digunakan oleh pemasok yang dipilih.Kedua, karena pembelian melampaui sistem sehingga tidak dapat dianalisa dan oleh karena itu informasi manajemen yang berarti sulit dihasilkan. Akhirnya, hal tersebut dapat memunculkan masalah internal yang dapat dihindari.E-procurement menyediakan pengguna suatu cara mengadakan barang yang umumnya lebih cepat bahkan daripada metode yang bebas. Mereka dapat dengan cepat menyelesaikan pesanan pada layar dengan interface yang user-friendly. Mereka dapat melacak perkembangan pesanan mereka pada tahap manapun dari rantai persetujuan dan dapat diinformasikan secara elektonik untuk pengiriman barang dari pemasok. 

1. Pengurangan tingkat kesalahan pemesanan.

E-procurement secara dramatis mengurangi kecenderungan kesalahan pengguna dalam proses pengadaan, karena pesanan-pesanan dibuat dengan memilih item-item yang ada di katalog dalam sistem. Transaksi elektronik disampaikan antara dewan FMIS, e-marketplace, dan sistem pemasok tidak membutuhkan campur tangan manusia.Hal ini mengurangi peluang pesanan diterjemahkan secara tidak tepat, harga-harga tidak tepat, atau item-item dalam katalog sudah usang dan tidak diproduksi lagi pada waktu pemesanan. 

1. Pekerja pengetahuan (knowledge workers).

Pendiri Microsoft, Bill Gates, dalam bukunya Business @ the Speed of Thought (1999) menggambarkan efek dari penempatan solusi e-procurement pada Microsoft.Di samping penghematan sekitar 140 juta dolar per tahun, efek mendasar dari penerapan tersebut adalah peralihan staf menjadi “knowledge workers”. Istilah ini menggambarkan bagaimana staf tidak lagi terbebani dengan pekerjaan-pekerjaan administratif seperti mengisi dan menyampaikan form-form, karena semuanya dikomputerisasi dan staf-staf diberi informasi untuk memanage pengadaan, daripada “di-manage olehnya”.Mengubah staf menjadi knowledge workers menghasilkan produktivitas yang lebih baik dari seluruh dewan. Hal ini tidak hanya berlaku bagi staf pembelian tetapi bagi seluruh orang yang terlibat dalam proses pengadaan yaitu penyusun pesanan, pemberi wewenang, manajer, staf keuangan, dan lain-lain. Hal ini memungkinkan end-user untuk fokus sepenuhnya pada tugas mereka sendiri dengan dukungan suaut sistem pengadaan yang efektif, dan staf pengadaan dapat mengalihkan fokus mereka dari tugas administratif yang seringnya tidak berarti ke strategi dan analisis pengadaan. Pengadaan oleh sebuah organisasi dapat digolongkan sebagai pengadaan MRO (Maintenance, Repair, and Operating) dan pengadaan langsung. Pengadaan MRO terdiri dari semua pembelian tidak langsung yang meliputi perlengkapan kantor, suku cadang mesin, komputer dan asesorisnya, dan dapat juga meliputi jasa seperti travel, kurir, dan sebagainya. Walaupun hal ini menggambarkan hanya sebagian kecil persentase pengeluaran total sebuah perusahaan, untuk perusahaan besar nilai itu bisa jadi besar. Jumlah total pengadaan MRO bervariasi dari 10% untuk seluruh pengadaan untuk organisasi bidang manufaktur hingga 60% untuk organisasi pelayanan seperti bank dan konsultasi keuangan lainnya.Keuntungan menggabungkan sebuah model e-procurement untuk MRO adalah bahwa proses-proses tersebut lebih cepat dan oleh karena itu mengurangi ketergantungan.Untuk model langsung, dalam melihat volume besar transaksi repetitif, keuntungannya terletak pada integrasi solusi e-procurement dengan sistem perencanaan produksi perusahaan dan manajemen inventori. Kebanyakan sistem sisi penjualan menangani transaksi yang lebih sederhana seperti suplai MRO.Sistem sisi penjualan memungkinkan penjual berinteraksi dengan banyak customer sekaligus, organisasi customer mungkin harus mengintegrasikan sistem mereka dengan banyak solusi tergantung jumlah pemasok.Keuntungan menggunakan solusi ini, dibandingkan dengan yang tradisional bagi sebuah organisasi customer yaitu dalam hal peningkatan nilai customer melalui manajemen biaya/waktu yang efisien dan kemampuan akses yang mudah.Sistem end-user pembelian berinteraksi dengan sistem informasi internal seperti Enterprise Resource Planning (ERP) memungkinkan sistem mengotomatisasi sebagian transaksi, sehingga meningkatkan kecepatan penanganan transaksi serta mengurangi biaya pemrosesan. Pemasok-pemasok juga dapat memperoleh manfaat dari e-procurement.Mereka dapat meniadakan katalog tercetak melalui Electronic Data Interchange (EDI) dan e-mail. Manajemen inventori menjadi lebih mudah melalui peringatan dan update otomatis, secara simultan memungkinkan pembeli memberitahu pemasok-pemasok secara otomatis untuk pembayaran pasangan yang diperbarui. Memanage akun-akun yang diterima juga menjadi lebih ringkas bagi mereka. 

 
Tujuan E-Procurement

 James E. deMin dari Infonet Service Corp. menyatakan bahwa tujuan dari e-procurement adalah sebagai berikut :

·        Untuk memperbaiki tingkat layanan kepada para pembeli, pemasok, dan pengguna.

·        Untuk mengembangkan sebuah pendekatan pengadaan yang lebih terintegrasi melalui rantai suplai perusahaan tersebut.

·        Untuk meminimalkan biaya-biaya transaksi terkait pengadaan melalui standarisasi, pengecilan, dan otomatisasi proses pengadaan di dalam dan di mana yang sesuai dengan agensi-agensi dan sektor-sektor.

·        Untuk mendorong kompetisi antar pemasok sekaligus memelihara sumber pasokan yang dapat diandalkan.

·        Untuk mengoptimalkan tingkatan-tingkatan inventori melalui penerapan praktek pengadaan yang efisien.

·        Untuk mengefektifkan penggunaan sumber daya manusia dalam proses pengadaan.

·        Untuk mengurangi pengeluaran putus kontrak dengan menggunakan teknologi untuk meningkatkan kewaspadaan pengguna terhadap fasilitas-fasilitas kontrak yang ada dan membuatnya lebih mudah untuk menentangnya.

·        Untuk meningkatkan kemampuan membeli dengan menggunakan teknologi untuk mendukung identifikasi peluang untuk penyatuan dan dengan memfasilitasi penyatuan persyaratan pengguna di dalam dan melalui garis-garis bisnis.

·        Mengurangi biaya-biaya transaksi dengan menggunakan teknologi untuk mengotomatisasikan proses-proses, yang mana masih tercetak (paper-based), dan untuk mengecilkan, dan menstandarisasi proses-proses dan dokumentasi. 

Halangan Dalam Penerapan E-Procurement 

Walaupun tren-tren yang ada positif, ada halangan dalam penerapan e-procurement.Banyak bisnis kecil dan menengah lambat dalam pengadaan secara online, karena batasan-batasan dalam mengintegrasikan platform pengadaan dengan sistem yang sudah ada dan kurangnya standar data. E-procurement dalam sektor B2C(Bussines-to-Consumer) juga lambat untuk diterima karena jalur-jalur rantai suplai tidak sepenuhnya mendukung e-bisnis. Salah satu halangan adalah tidak banyak pemasok yang memiliki perlengkapan untuk berpartisispasi dalam sebuah proses e-procurement. Mereka harus berinvestasi dalam pembuatan interface yang sesuai dan dalam beberapa kasus customer enggan berpartisipasi. E-procurement mempengaruhi setiap fungsi dalam perusahaan dan dapat berkembang melampaui proses procurement saja. Hal ini dapat memperkenalkan pemasok baru dan peran baru bagi pemasok yang ada seperti bank dan perusahaan logistik. Dalam banyak kasus, prosendur pengendalian keuangan dan kebijakan komitmen harus disesuaikan, di mana kegagalan terhadap hal ini akan berpengaruh negatif pada pengembalian investasi. Beberapa dari masalah yang perlu diperhatikan oleh perusahaan-perusahaan yang ingin menerapkan solusi e-procurement yaitu :

·        Pemasok-pemasok yang mampu mendukung fitur elektronik.

·        Pencarian pemasok baru.

·        Kebutuhan akan kolaborasi yang kuat.

·        Kemampuan untuk menyampaikan.

·        Biaya transaksi.

·        Pada keadaan tertentu, ketersediaan content dan transparansi proses.

Bagaimana Mengetahui Apakah E-Procurement Tepat Bagi Perusahaan

Penerapan e-procurement sering benar-benar memfasilitasi pembelian berbasis katalog bahan-bahan tidak langsung seperti perlengkapan kantor. Pengembalian investasi (Return on Investment, ROI) dari penerapan-penerapan tersebut cukup baik. Penghematan pada perlengkapan kantor dapat meningkatkan laba sejauh ini. Melangkah melampaui tahap ini, yaitu ke bahan-bahan langsung, dan bermacam-macam layanan yang dibeli sebuah perusahaan, seperti konsultasi, audit, atau pemeliharaan gedung, adalah sulit.Jika sebuah perusahaan melakukan pembelian besar-besaran bahan mentah penting yang strategis atau komponennya, biasanya dalam perjanjian jutaan dolar. Perjanjian semacam ini sering dinegosiasikan lebih dari berminggu-minggu dan berbulan-bulan, mengatur suplai hingga setahun ke depan. Dalam lingkungan seperti itu, e-procurement menambah nilai yang kecil.  E-procurement dapat memberikan lebih daripada harga yang lebih murah. Pengaruhnya lainnya dari karakteristik hasil pengembangannya seperti produktivitas yang lebih baik, peniadaan pembelian yang tidak terawasi, tidak terencana, atau mendadak, dapat menghasilkan ROI yang lebih tinggi daripada apa yang dapat dicapai dengan memperoleh harga yang lebih murah. “Keuntungan dari e-procurement bergantung pada perusahaan anda dan apa yang dibeli perusahaan”, Scott Elliff, presiden Capital Consulting and Management, menyimpulkan. Elliff mengatakan bahwa seorang CIO yang mengevalusai pro dan kontra e-procurement mempertanyakan beberapa pertanyaan seperti :

• Apakah nilai dari pengeluaran tinggi atau rendah?
• Apakah produk atau komoditas dapat dipertukarkan atau tidak?
• Apakah banyak atau sedikit kompetisi?
• Seberapa efisien proses internal anda?

Daripada terburu-buru untuk mengotomatisasi hanya demi pengotomatisasian, hal-hal di atas adalah faktor yang membutuhkan pertimbangan.  

Mengukur Manfaat E-Procurement Dalam artikel “Measuring E-Procurement Benefits” oleh David Eakin dibahas bagaimana mengukur manfaat yang diperoleh oleh perusahaan yang memilih menerapkan solusi e-procurement. Berikut adalah poin-poin ringkasan pembahasan tersebut.

1. Penggolongan Manfaat
• Hard benefits (langsung dapat diukur) yang diperlukan untuk memberikan nilai tambah bagi pemegang saham dan untuk memperoleh persetujuan, seperti penghematan harga dan pengurangan biaya proses.
• Soft benefits (manfaat tidak langsung) yang memberi pengaruh pada aliran kas mungkin sulit untuk dihitung jumlahnya secara akurat. Misalnya yaitu, waktu individual yang terbebas sebagai efek dari proses-proses yang lebih efisien, tetapi cukup dapat menunjukan kemajuan.
• Intagibles (aset yang bukan berwujud benda) yang bermanfaat tetapi tidak dapat secara langsung dapat diukur dari segi finansial. Adalah penting untuk tidak menganggap soft benefits yang dapat diukur sebagai intangibles, karena mengakibatkan pengukuran menjadi lebih sulit.

 Intangibles misalnya berupa :

·         Perubahan kultur/budaya : pengenalan strategic sourcing sebagai market differentiator jangka panjang, perubahan sikap pengguna, dan kemudahan penerapan proses internal kelas dunia.

·         E-platform : e-procurement sebagai langkah menuju struktur-struktur pemberi nilai tambah.

·         Persetujuan keuangan untuk semua pengeluaran : kemampuan untuk menjamin bahwa semua pengeluaran memenuhi standar organisasi.

·         Kemampuan menilai performa pemasok yang tinggi : feedback yang “live” dari pengguna kepada pembeli.

1. Definisi Manfaat (Penentu-penentu penghematan/savings drivers)

·        Manfaat yang berhubungan dengan transaksi·        Manfaat yang berhubungan dengan kesesuaian terhadap kebutuhan·        Manfaat bagi manajemen informasi·        Manfaat yang berhubungan dengan harga·        Manfaat yang berhubungan dengan pembayaran

1. Proses Mengukur Manfaat E-Procurement

Setelah penentu-penentu kunci penghematan telah dikenali dan lingkup pengeluaran pengadaan yang diterapkan disetujui, sebuah proses pengukuran perlu dibentuk untuk mengambil kunci pengukuran. Hal ini meliputi :·        Tujuan melacak manfaat atau penentunya.·        Penetapan dasar untuk melacak manfaat atau penentunya.·        Pengaruh tangible (hard dan soft benefits) pada masing-masing penentu.·        Proses yang mana dapat diperoleh datanya.·        Frekuensi dari bagaimana pengukuran ini dilakukan.·        Ukuran-ukuran manfaat.·        Risiko-risiko yang berhubungan dengan pengukuran tersebut.

1. Sarana Mengukur Manfaat E-Procurement

·        Database dan form-form realisasi manfaat.Dalam rangka merekam dan mengawasi secara sentral penghematan yang dihasilkan melalui e-procurement, suatu proses penangkapan penghematan perlu dibentuk. Sebagian dari penghematan-penghematan ini dapat dihubungkan dengan bisnis sebagai aktivitas biasa dan sebagian lain untuk e-procurement. Infomasi ini harus dikumpulkan, divalidasi, direkam secara terpusat pada database, dan dilaporkan secara periodik. Perlu ada suatu petunjuk jelas bagaimana penghematan-penghematan ini akan ditambahkan. Ada risiko bila penghematan-penghematan seperti itu hanya dicatat, penghematan-penghematan tersebut tidak pernah diolah sesungguhnya menjadi manfaat finansial yang berupa barang yang nyata.·        Analisis pengeluaran.Sarana analisis pengeluaran memungkinkan pengguna untuk mengolah data pengeluaran untuk menyajikan informasi yang bermanfaat.Secara tradisional, data seperti itu diperoleh dari informasi dalam ERP atau fungsi-fungsi akun yang dapat dibayar.Kualitas data yang melekat dalam transaksi-transaksi e-procurement memungkinkan profesional pengadaan untuk mengakses data ini secara langsung melalui portal mandiri.·        E-intelligence.E-intelligence adalah sebuah istilah kolektif untuk sumber-sumber informasi yang dikumpulkan untuk membantu profesional pengadaan dengan mencari informasi yang diperlukan. E-intelligence akan menggabungkan intelijensi pemasok, masukkan berita, database kontrak, survei penjual, survei kepuasan konsumen, dan data transaksi seperti jumlah retur.

Enterprise Resource Planning (ERP)

Perencanaan

Dengan tersedianya fungsi-fungsi perencanaan yang sangat handal/superior serta mudah untuk digunakan, Intuitive ERP akan dapat menyediakan data yang diperlukan untuk dapat mengambil tindakan yang cepat dan mudah apabila terjadi masalah dengan penjadualan/scheduling. Fungsi-fungsi perencanaan yang telah tersedia dan jauh lebih berkembang, memungkinkan perusahaan untuk dapat mengurangi biaya-biaya produksi serta meningkatkan produktifitas, dengan cara menghindari terjadinya kekurangan stok barang, meningkatkan ketepatan pengiriman barang, serta meningkatkan fleksibilitas perusahaan dalam menyusun jadual kebutuhan stok.

Kemudahan untuk menganalisa kebutuhan barang dan menyajikan informasi secara grafikal dan bertingkat (berdasarkan pada sumber dan pemenuhan kebutuhan), untuk membuat komitmen yang cepat dan akurat mengenai pengiriman barang dengan memanfaatkan fungsi “Available To Promise (ATP)” dan fungsi “Capable to Promise (CTP)”. Membuat dan melakukan perubahan terhadap perencanaan material sesuai dengan kebutuhan, meningkatkan pengontrolan terhadap biaya produksi dan mengefisiensikan pengaturan sumber daya dengan cara memanfaatkan fungsi-fungsi yang fleksibel untuk mengatur “Bill Of Material”/struktur barang/stok, serta memberlakukan perubahan spesifikasi tehnis produk tanpa harus kehilangan kontrol terhadap operasional produksi dan menilai dampak pengaruh dari perubahan spesifikasi tehnis terhadap seluruh operasional perusahaan.

• Merencanakan stok secara instant/cepat sekali dengan fungsi “Dynamic MRP (Material Requirement Plan)”
• Memeriksa ketersediaan stok dan memberikan komitmen untuk mengirim barang melalui pemanfaatan fungsi-fungsi “Available To Promise (ATP)” dan “Capable To Promise (CTP)”
• Menganalisa Kebutuhan barang secara grafik dan bertingkat
• Membuat “Bill of Material” secara visual
• Membuat dan Mengatur Operasi/Proses setiap barang secara fleksibel
• Melacak dan mengontrol setiap perubahan spesifikasi tehnis

Manajemen Stok / barang

Pengaturan yang efektif untuk barang jadi, barang setengah jadi (WIP) dan bahan baku merupakan suatu hal yang sangat kritis dalam seluruh operational perusahaan. Intuitive ERP memberikan sistem pengaturan barang yang handal dan terstruktur — Keseluruhan fungsi-fungsi yang dibutuhkan untuk dapat melakukan pengontrolan secara akurat terhadap setiap transaksi stok, biaya produksi yang terjadi serta pemakaian barang.Mulai dari pengadaan barang baku sampai pada pendistribusian barang jadi, Intuitive ERP memungkinkan untuk dapat mengatur informasi-informasi yang penting dari setiap barang dengan berbagai atributnya yang tercantum dalam “Kartu Stok”. Akses secara instan/cepat terhadap data yang terjadi secara real-time (sesuai dengan waktu terjadinya) memungkinkan perusahaan untuk dapat memeriksa dan melacak tingkat jumlah stok menurut barang, lokasi barang, kelompok produk dan transaksi stok yang telah terjadi hanya dengan meng”klik” sebuah tombol. Menyederhanakan transaksi barang yang terjadi sehari-hari dan meningkatkan produktifitas para pemakai sistem (user) dengan memafaatkan fungsi-fungsi yang dapat secara otomatis menjalankan pekerjaan-pekerjaan yang seringkali dilakukan

·         Mengontrol Stok / barang

·         Mengatur Pengadaan Barang

·         Pengiriman dan Penerimaan Barang

·         Melacak informasi mengenai lokasi dan lot barang

·         Melakukan penyesuaian terhadap hasil pemeriksaan secara fisik jumlah stok barang dengan metode “Cycle Counting” per sebagian barang atau metode “Physical Inventory” untuk seluruh barang

·         Memproses Transaksi stok dengan bar code

·         Menganalisa dan mengatur informasi mengenai biaya produksi

Keuangan / Accounting

Intuitive ERP menyediakan fungsi-fungsi yang cukup memadai dan fleksibel untuk menangani keuangan dan akunting. Memungkinkan perusahaan untuk dapat menelusuri dan mencari sumber dan pemakaian aliran dana didalam perusahaan secara aman dan akurat. Transaksi keuangan akan semakin mudah dan kemampuan untuk mengakses secara cepat data-data keuangan, baik secara rekapitulasi/ringkasan sampai dengan pada level detil transaksi secara “Drill-Down”Mengatur, menangani dan memproses hutang dan piutang dagang perusahaan. Menelusuri dan melacak semua kegiatan akunting melalui modul “General Ledger” dari Intuitive ERP.Memudahkan untuk membuat laporan Neraca Keuangan, budget, dan Laporan keuangan lainnya.

• Membuat budget dan memonitor aliran dana
• Memproses hutang dan piutang dagang
• Memasukkan transaksi-transaki pada buku besar
• Me-Rekonsialisasikan perkiraan-perkiraan keuangan.
• Menelusuri biaya-biaya pemakaian barang, tenaga kerja, dan produksi

Pembelian/ Purchase

Menangani seluruh aktifitas pembelian, mulai dari menyeleksi pemasok/supplier sampai pada memasukkan data penawaran, memasukkan order pembelian sampai pada penerimaan barang dan melakukan inspeksi/QC.

• Mengorganisasikan dan mengatur infomasi mengenai pemasok/supplier secara mendetail
• Mengatur harga pembelian dan matrik penawaran dari supplier
• Memasukkan data order pembelian
• Membuat Order Pembelian secara otomatis (meng-konversikan) dari rencana pembelian yang secara otomatis dibuat oleh sistem sesuai dengan kebutuhan
• Menerima dan menginspeksi penerimaan barang yang dikirim oleh supplier

Produksi/Production

Intuitive ERP memberikan fungsi-fungsi yang lengkap dalam hal produksi untuk membantu perusahaan dalam menangani proses-proses yang terjadi pada barang setengah jadi (wip) dan meningkatkan produktifitas karyawan dengan menjalankan fungsi/fasilitas “Labor-Saving”, yang memungkinkan pengontrolan lebih besar terhadap operasional produksi dan jadwal/schedule produksi.Dengan cepat rencana “Order Produksi” dapat dikonversikan menjadi “Order Produksi”. Memaksimalkan efisiensi produksi dengan fungsi “Backflushing”, “Finite and Infinite Loading”, “Forward and Backward Scheduling”.Pengaturan tenaga kerja dan kapasitas peralatan dapat lebih baik dilakukan melalui penerapan modul “Shop Floor Control”. Modul ini memungkinkan untuk membuat jadual produksi dan melakukan proses “What If” untuk dapat mengidentifikasikan secara cepat dan mencegah terjadinya jadual produksi yang konflik. Data mengenai produksi telah terintegrasi dengan data akunting, sehingga biaya produksi yang terjadi dapat segera ditelusuri/dilacak secara akurat.

• Membuat dan memeriksa order-order produksi
• Perencanaan dan penjadualan operasional produksi
• Memonitoring status dari produksi
• Mengatur barang dan kapasitas peralatan/mesin
• Menjanjikan waktu untuk pengadaan barang jadi
• Mengecek waktu dan kehadiran karyawan

RINGKASAN

1.          Lingkungan perusahaan terdiri dari delapan elemen. Elemen-elemen tersebut menggambarkan organisasi atau perorangan, serta mencakup para pemasok, pelanggan, serikat buruh, masyarkat keuangan, pemegang saham atau pemilik, pesaing, pemerintah dan masyarakat global.Elemen-elemen ini membentuk supersistem yang lebih besar yang disebut masyarakat.Sumber daya mengalir antara perusahaan dan elemen lingkungan.

2.          Suatu perusahaan dapat mencapai keunggulan kompetitif dengan memproduksi suatu marjin yang lebih besar dari daripada pesaingnya. Marjin tersebut adalah nilai lebih produk atau jasa dibandingkan biayanya.

3.          Sumber daya informasi terdiri dari : perangkat keras dan lunak komputer, spesialis informasi (analis sistem, pengelola database, spesialis jaringan, programer, operator), pemakai, fsailitas, data base dan informasi.

4.           Ada tiga tingkat kemampuan akhir komputer, yaitu :

·        Pemakai akhir tingkat menu (menu level end user)

·        Pemakai akhir tingkat perintah (command level end user)

·        Pemakai akhir (end use programmers)

5.          Manajemen sumber daya informasi (informa\tion resources management – IRM) adalah aktifitas yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh dan mengeloila sumber daya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.

6.           Manfaat perdagangan elektronik :

·        Pelayanan yang lebih baik

·        Hubungan dengan pemasok dan masyarakat keuangan yang lebih baik

·        Pengembalian atas investasi pemegang saham dan pemilik yang meningkat.

7.           Kendala perdagangan elektronik :

·        Biaya tinggi

·        Masalah keamanan

·        Perangkat lunak yang belum tersedia.

Sumber-Sumber 

• http://www.x-solutions.poet.com/eu/newsevents/glossar
• http://www.scottish-enterprise.com/publications/e-procurement.pdf
• http://emarketplace.lgaq.asn.au/lgaq/resources/e-Marketplace/e-procurement%20Benefits.doc
• http://www.unspsc.org/AdminFolder/Documents/GabbardCKe-PROCUREMENTPAPER.pdf
• www.unspsc.org/AdminFolder/Documents/GabbardCKe-PROCUREMENTPAPER.pdf
• http://www.uiowa.edu/~purchase/purchase/Policy/One%20Stop%20E%20Procurement.doc
• http://www.agimo.gov.au/__data/assets/pdf_file/50977/e-procurement.pdf
• http://unpan1.un.org/intradoc/groups/public/documents/CAIMED/UNPAN022518.pdf
• www.agimo.gov.au/publications/2001/11/ar00-01/glossary
• www.ploug.org.pl/interesujace_teksty/eProcurement_White_Paper_Final.pdf
• http://ezinearticles.com/?E-Procurement-Advantages&id=232846
• http://www.cio.com/archive/061503/eproc.html
• http://ezinearticles.com/?E-Procurement&id=222437
• http://www.icfaipress.org/Books/E-Procurement_overview.asp