Definisi E- Bisnis
Pengertian e-Business atau
definisi e-business adalah kegiatan bisnis yang
dilakukan secara otomatis dan semiotomatis dilakukan dengan menggunakan
teknologi elektronik.E-business memungkinkan suatu perusahaan untuk berhubungan
dengan sistem pemrosesan data internal dan eksternal secara lebih efisien dan
fleksibel.E-business juga banyak dipakai untuk berhubungan dengan suplier dan
mitra bisnis perusahaan, serta memenuhi permintaan dan melayani kepuasan
pelanggan secara lebih baik.
Penggunaan sehari-hari, e-business tidak hanya
menyangkut perdagangan elektronik atau e-commerce saja.Dalam hal ini,
e-commerce lebih merupakan sub bagian dari e-business, sementara e-business
meliputi segala macam fungsi dan kegiatan bisnis menggunakan data elektronik,
termasuk pemasaran Internet.Sebagai bagian dari e-business, e-commerce lebih
berfokus pada kegiatan transaksi bisnis lewat www atau Internet.Dengan
menggunakan sistem manajemen pengetahuan, e-commerce mempunyai goal untuk
menambah revenu dari perusahaan.
E-business berkaitan secara menyeluruh dengan
proses bisnis termasuk value chain: pembelian secara elektronik (electronic purchasing), manajemen rantai
suplai (supply chain management),
pemrosesan order elektronik, penanganan dan pelayanan kepada pelanggan, dan
kerja sama dengan mitra bisnis. E-business memberi kemungkinan untuk pertukaran
data di antara satu perusahaan dengan perusahaan lain, baik lewat web,
Internet, intranet, extranet atau kombinasi di antaranya.
Customer Relationship Management (CRM)
Dengan
mengintegrasikan seluruh sistem (front
and back office), akan memberikan suatu kemampuan dan fleksibilitas, yang
merupakan suatu impian dimasa yang lalu, kepada bagian penjualan, pemasaran dan
tim bantuan tehnis untuk dapat memelihara dan meningkatkan hubungan dengan para
pelanggan yang baik. Solusi CRM dari Intuitive memberikan seluruh fungsi-fungsi
yang dibutuhkan untuk mencari, mendapatkan dan melayani seluruh pelanggan,
mulai dari pemasaran, penjualan sampai pada layanan pelanggan.
Solusi
CRM dari Intuitive menyediakan fungsi-fungsi yang meliputi banyak hal untuk
dapat mengatur, merencanakan dan membuat laporan di seluruh lingkup bidang
penjualan
- Penambahan dan perubahan
informasi mengenai pelanggan
- Mengakses data penjualan
pelanggan dan data mengenai harga barang yang telah diberikan
- Mengakses data status mengenai
keuangan pelanggan yang terakhir
- Mendeteksi dan memprediksi
seluruh peluang-peluang sesuai dengan jalurnya
- Secara otomatis dapat
menginformasikan daftar calon-calon pelanggan yang berpotensi
- Mendapatkan informasi yang
kompetitif
Mulai
dari tahap penawaran barang sampai dengan membuat order penjualan dan pemenuhan
order, Intuitive ERP memberikan fungsi-fungsi yang dibutuhkan untuk
memaksimalkan tingkat efisiensi kemampuan penjualan.
- Memberikan penawaran dan
melakukan kalkukasi penjualan
- Menjanjikan pengiriman barang
- Mengentry Order Penjualan
- Memproses pengembalian barang
Advanced
Configurator
Intuitive
ERP dengan modul “Advanced Configurator” memungkinkan untuk dengan cepat
menentukan harga barang yang akurat, konfigurasi produk dan spesifikasinya,
serta bill-of-material (daftar kebutuhan barang) dan tahapan-tahapan proses
produksi. Fungsi ini seluruhnya adalah menerapkan konsep “Bottom-up”, “Rules Based
Configurator” yang sesungguhnya, sehingga memudahkan untuk mendefinisikan suatu
produk dengan suatu aturan yang sangat baik dan berdasarkan pada suatu petunjuk
mengenai batasan-batasan (“Constraint-based”)
yang sudah ditentukan sebelumnya.
- Kemampuan untuk diakses melalui
internet, berbasis pada web browser, dan mempunyai fleksibilitas untuk
menunjang suatu produk yang sungguh-sungguh sangat kompleks sekalipun.
- Penawaran, Penjualan dan
penanganan produk-produk yang rumit/kompleks, produk-produk dengan
konfigurasi yang sangat spesifik, dapat dilakukan dengan mudah
- Proses penawaran sampai pada
tahap pengiriman barang dapat dipercepat
- Melihat perubahan model dan
harga barang secara otomatis
- Memudahkan pengumpulan dan
pengaturan data produk-produk yang penting
E-Operasional Resorces Management MENGGUNAKAN
TEKNOLOGI INFORMASIUNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF
A. PERUSAHAAN DALAM LINGKUNGANNYA
Perusahaan
adalah suatu sistem fisik yang dikelola dengan menggunakan sistem konseptual.
Sistem
fisik : manusia, material, mesin dan uangSistem konseptual : informasiSistem
fisik perusahaan adalah sistem lingkaran tertutup dalam arti dikendalikan oleh
manajemen, menggunakan informasi umpan balik untuk meyakinkan bahwa
tujuan-tujuannya tercapai. Perusahaan juga merupakan suatu sistem terbuka,
dalam arti berhubungan dengan lingkunganya.Sebuah perusahaan mengambil sumber
daya dari lingkungannya, mengubah sumber daya tersebut menjadi barang dan jasa,
dan mengembalikan sumber daya yang telah diubah kepada lingkungannya.Lingkungan
adalah alasan utama keberadaan perusahaan.
Delapan
elemen lingkungan :
1. Pemasok : menyediakan material, jasa dan informasi yang
digunakan perusahaan untuk memproduksi barang dan jasa
2.
Pelanggan : pemakai produk dan calon
pemakai
3. Serikat buruh : organisasi bagi tenaga kerja terampil maupun
tidak
4. Masyarakat keuangan : lembaga-lembaga yang mempengaruhi
sumber daya uang yang tersedia bagi perusahaan
5.
Pemegang saham/pemilik
6.
Pesaing : organisasi pesaing yang
berada di pasaran
7.
Pemerintah
8.
Masyarakat global : wilayah
geografis dimana perusahaan itu berdiri.
B.
KEUNGGULAN KOMPETITIF
Keunggulan
kompetitif yang mengacu pada penggunaan komputer artinya perusahaan tidak hanya
mengandalkan sumber daya fisik namun mengandalkan sumber daya konseptual yaitu
informasi untuk mencapai leverage di pasaran untuk memcapai tujuan strategis
perusahaan.
Rantai
nilai PORTER
Pusat
teori dari Porter adalah konsep tentang marjin
MARJIN
: nilai lebih dari produk/jasa dibandingkan biayanya.
Perusahaan
menciptakan nilai dengan melaksanakan aktivitas nilai.Aktivitas nilai dapat
dibedakan menjadi dua, yaitu :
- Aktivitas nilai utama (primary value activities) :
aktivitas yang berhubungan dengan produksi dan penawaran (berhubungan
langsung dengan pelanggan)
- Aktivitas nilai pendukung (support value activities) :
menyediakan input dan infastruktur untuk mendukung aktivitas utama
berlangsung.
Contoh : divisi akuntansi, divisi
personalia
Aktivitas
nilai utama dan pendukung diintegrasikan oleh beberapa kaitan untuk membentuk
rantai nilai.
Memperluas
cakupan rantai nilai
Untuk
lebih meningkatkan keunggulan kompetitif dapat dicapai dengan mengaitkan rantai
nilai perusahaan dengan rantai nilai organisasi lain. Hal ini disebut sebagai
Sistem antar organisasi (interorganizational
system – IOS) atau sistem informasi antar organisasi (interorganizational information system – IIS).
Perusahaan
perusahaan yang berpartisipasi bekerja sama sebagai suatu unit tunggal yang
terkoordinasi, menciptakan sinergi yang tidak dapat dicapai dengan bekerja
sendiri. SINERGI ini disebut sistem nilai.
C.
SUMBER DAYA INFORMASI
Sumber
daya informasi terdiri dari :
- Perangkat keras komputer
- Perangkat lunak komputer
- Spesialis informasi :
· Analis sistem
· Pengelola database
· Spesialis jaringan
· Programer
· Operator
- Pemakai
- Fasilitas
- Database
- Informasi
Chief Information Officer : yang mengelola sumber daya
informasi yaitu manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian
manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumber
daya informasi tetapi juga berbagai area lain dari operasi perusahaan.
D.
PERENCANAAN STRATEGIS UNTUK SUMBER DAYA INFORMASI
Tiap
perusahaan akan mengembangkan suatu rencana strategis sumber daya informasi
yang memenuhi kebutuhannya sendiri. Namun kita dapat mengindetifikasikan
sejumlah topik utama yang harus tercakup, yaitu ;
1.
Tujuan-tujuan yang akan dicapai oleh
tiap subsistem CBIS selama periode yang tercakup dalam jangka waktu
perencanaan.
2.
Sumber daya informasi yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan tsb.
E. END-USER COMPUTING SBG MASALAH
STRATEGIS.
Tingkat-
tingkat kemampuan pemakai akhir dapat digolongkan sbb :
- Pemakai akhir tingkat menu (Menu level end user)
Pada tingkat ini pemakai hanya mampu
berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi dengan menggunakan menu-menu yang
ditampilkan oleg perangkat lunak berbasis Window dan mac.
- Pemakai akhir tingkat perintah
(command level end user)
Pada tingkat ini pemakai mampu
menggunakan perangkat lunak jadi yang lebih sekedar memilih menu (dapat
menggunakan bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi
aritmatika dan logika pada data)
- Pemakai akhir (End user programmers)
Pada tingkat ini pemakai mampu
menggunakan bahasa-bahasa pemograman.
Manfaat
end user computing :
- Menyeimbangkan kemampuan dan
tantangan.
- Mengurangi kesenjangan komunikasi.
Resiko
End user computing :
- Sistem yang buruk sasarannya
- Sistem yang buruk rancangan dan
dokumentasinya.
- Penggunaan sumber informasi
yang tidak efisien.
- Hilangnya integritas data.
- Hilangnya keamanan
- Hilangnya pengendalian.
F. KONSEP MANAJEMEN SUMBER DAYA INFORMASI
Manajemen
sumber daya informasi (Information resources management-IRM) adalah aktivitas
yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan
tujuan mengidentifikasi, memperoleh dan mengelola sumber daya informasi yang
diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.
Elemen-elemen
IRM yang diperlukan :
1. Kesadaran bahwa keunggulan
kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul.
2.
Kesadaran bahwa jasa informasi
adalah suatu area fungsional utama.
3.
Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif
puncak.
4. Perhatian pada sumber daya informasi
perusahaan saat membuat perencanaan strategis.
5.
Rencana strategis formal untuk
sumber daya informasi.
6.
Strategi untuk mendorong dan mengelola
end user computing.
G.
PERDAGANGAN MELALUI JARINGAN ELEKTRONIK
Perdagangan
melalui jaringan elektronik : penggunaan komputer untuk memudahkan semua
operasi perusahaan.
Manfaat
perdagangan melalui jaringan elektronik :
- Pelayanan pelanggan yang lebih
baik.
- Hubungan dengan pemasok dan
masyarakat keuangan yang lebih baik.
- Pengembalian atas investasi
pemegang saham dan pemilik yang meningkat.
Kendala
:
- Biaya tinggi
- Masalah keamanan
- Perangkat lunak yang belum
mapan atau belum tersedia.
H.
STRATEGI PERDAGANGAN MELALUI JARINGAN ELEKTRONIK
Strategi
perdagangan melalui jaringan elektronik dapat dilakukan dengan :
a.
Sistem antar organisasai (IOS)
adalah suatu kombinasi perusahaan-peusahaan
yang terkait sehingga mereka
berfungsi sebagai sistem tunggal.
Perusahaan-perusahaan yang membentuk
IOS disebut mitra dagang atau mitra bisnis.
Manfaat IOS :
Efisiensi komparatif : internal dan antar organisasi
Kekuatan
tawar menawawar : kekuatan suatu perusahaan untuk menyelesaikan perselisihan
dng pemasok dan pelanggannya yang menguntungkan dirinya.
Kekuatan
ini berasal dari 3 hal :
§
Keistimewaan produk yang unik
§
Penurunan biaya yang berhubungan
dengan pencarian
§
Peningkatan biaya peralihan.
b.
Pertukaran data elektronik (Electronik
data interchange – EDI) adalah transmisi data dalam bentuk yang terstruktur dan
dapat dibaca mesin secara langsung dari komputer ke komputer di antara beberapa
perusahaan.
Hubungan EDI yang umum membentuk
kaitan antara perusahaan dan pemasoknya serta pelanggan.
Dalam EDI memungkinkan terjadinya
transfer dana secara eleltronik (electronik funds transfer) sehingga memudahkan
dalam proses transaksi.
Tingkat penerapan EDI.
Tiga tingkat penggunaan EDI :
§ Pemakai tingkat satu : hanya satu
atau dua set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang yang
terbatas.
§ Pemakai tingkat dua : banyak set
transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang.
§ Pemakai tingkat tiga : aplikasi
komputer disesuaikan dengan standart EDI.Tujuan tingkat satu dan dua adalah
mengubah dokument kertas menjadi dokumen elektronik. Tingkat penggunaan ini
digambarkan sebagai pendekatan pintu ke pintu, karena hanya mempengaruhi
komunikasi data dan bukan aplikasi.
Manfaat EDI :
Ø Mengurangi kesalahan
Ø Mengurangi biaya
Ø Meningkatkan efisiensi opersional
Ø Meningkatkan kemampuan bersaing
Ø Meningkatkan hubungan dengan mitra
dagang
Ø Meningkatkan pelayanan pelanggan.
Teknologi
perdagangan melalui Jaringan elektronik.Ada tiga pilihan utama, yaitu :
- Sambungan langsung
- Jaringan bernilai tambah (Value
Added Network – VAN)
- Internet
Electronic Procurement (E-Procurement) Definisi E-Procurement
Beberapa
definisi e-procurement dari berbagai sumber yaitu:
1.
Menurut Kantor Manajemen Informasi
Pemerintah Australia (Australian Government
Information Management, AGIMO) :
e-procurement merupakan pembelian antar-bisnis (business-to-business, B2B) dan
penjualan barang dan jasa
2.
Menurut daftar kata X-Solutions :
e-procurement merupakan sebuah istilah dari pengadaan (procurement) atau
pembelian secara elektronik. E-procurement merupakan bagian dari e-bisnis dan
digunakan untuk mendesain proses pengadaan berbasis internet yang dioptimalkan
dalam sebuah perusahaan. E-procurement tidak hanya terkait dengan proses
pembelian itu saja tetapi juga meliputi negosiasi-negosiasi elektronik dan
pengambilan keputusan atas kontrak-kontrak dengan pemasok. Karena proses
pembelian disederhanakan dengan penanganan elektronik untuk tugas-tugas yang
berhubungan dengan operasi, tugas-tugas yang berhubungan dengan strategi dapat
diberi peran yang lebih penting dalam proses tersebut. Tugas-tugas baru yang
berhubungan dengan strategi pembelian ini meliputi manajemen kontrak kepada
pemasok lama maupun baru serta penciptaan struktur pasar baru dengan secara
aktif mengkonsolidasikan sisi pemasokan/suplai. Sedangkan procurement system
adalah sistem perangkat lunak untuk pembelian secara elektronik, yaitu
pengadaan barang dan jasa. (http://www.x-solutions.poet.com/eu/newsevents/glossar).
4.
Menurut Wikipedia : e-procurement
adalah pembelian business-to-business (B2B) dan penjualan barang dan jasa
melalui internet maupun sistem-sistem informasi dan jaringan lain, seperti
Electronic Data Interchange (EDI) dan Enterprise Resource Planning (ERP).
Sebagai sebuah bagian penting dari banyak situs B2B, e-procurement juga kadang
disebutkan oleh istilah-istilah lain misalnya supplier exchange. Secara khusus,
situs-situs web e-procurement memungkinkan user yang memenuhi syarat dan
terdaftar untuk mencari para pembeli atau penjual barang dan jasa. Tergantung
pada pendekatannya, para pembeli atau penjual dapat menentukan harga atau
mengundang tawaran. Transaksi-transaksi dapat dimulai dan diakhiri. Pembelian
yang sedang berjalan dapat memenuhi permintaan customer untuk diskon jumlah
atau penawaran khusus. Software e-procurement memungkinkan otomatisasi beberapa
pembelian dan penjualan. Perusahaan-perusahaan yang berpartisipasi berharap
dapat mengendalikan inventori-inventori secara lebih efektif, mengurangi biaya
pembelian agen, dan meningkatkan siklus manufaktur. E-procurement diharapkan
dapat diintegrasikan dengan tren Supply Chain Management yang terkomputerisasi.
(http://en.wikipedia.org/wiki/E-procurement).
5.
Menurut Scottish Enterprise dalam
E-Business Factsheet-nya menyebut bahwa e-procurement adalah sebuah istilah
untuk menyebut metode elektronik yang digunakan dalam tiap tahap proses
pembelian dari indentifikasi persyaratan-persyaratan hingga pembayaran, dan
secara potensial manajemen kontrak. (www.scottish-enterprise.com/publications/e-procurement.pdf).
7.
8.
Beberapa definisi oleh Davila, Tony,
Mahendra Gupta, dan Richard Palmer dalam jurnal “Moving Procurement Systems to
The Internet” (2003) menyebutkan e-procurement :·
Teknologi yang dirancang untuk
memfasilitasi pengadaan barang melalui internet.·
Manajemen seluruh aktivitas
pengadaan secara elektronik.· Aspek-aspek fungsi pengadaan yang didukung oleh
bermacam-macam bentuk komunikasi secara elektronik.
9.
Bank Dunia menyebutkan sebuah
definisi berlapis tiga dari e-procurement dari segi pemerintahan (electronic
Government Procurement, e-GP) dalam E-GP: World Bank Draft Strategy (2003).
Tingkat pertama menyatakan bahwa e-GP adalah penggunaan teknologi informasi dan
komunikasi khususnya internet oleh pemerintahan-pemerintahan dalam melaksanakan
hubungan pengadaan dengan para pemasok untuk memperoleh barang, karya-karya,
dan layanan konsultasi yang dibutuhkan oleh sektor publik. Definisi tingkat
kedua dan ketiga membuat perbedaan tipis antara e-tendering dengan
e-purchasing.
10.
Sarzana Fulvio di S. Ippolito (2003)
menyebut e-procurement sebagai seperangkat teknologi, prosedur, dan
langkah-langkah organisasional yang memungkinkan pembelian barang dan jasa
secara online, melalui peluang-peluang yang ditawarkan oleh internet dan
e-commerce. Pengertian ini mirip dengan definisi Bank Dunia tetapi
menghilangkan “pengadaan karya”.
Fitur E-Procurement
Pembelian
dan penjualan online mengefisienkan proses pengadaan dan mengurangi biaya operasi
dengan mengurangi pengeluaran untuk waktu administrasi dan memperpendek
birokrasi. Penerapan e-procurement mendorong upaya transaksi dari pusat pembuat
pesanan hingga titik kebutuhan pada pengguna desktop bisnis. Hal ini
memastikan kesesuaian terhadap perjanjian dengan pemasok yang dipilih melalui
katalog online yang mana dilihat-lihat oleh para pengguna untuk menemukan item
yang dibutuhkan. Fitur utama e-procurement meliputi :
- Katalog elektronik untuk
item-item standar/inti.
- Kemampuan punch-out ke situs-situs
web pemasok untuk produk-produk yang dinamis/bermacam-macam.
- Memunculkan kembali
daftar-daftar permintaan/belanja untuk item-item yang dibeli secara
teratur.
- Jalur-jalur persetujuan yang
menyatu (built-in) untuk menjalankan kendali anggaran belanja.
- Kemampuan untuk memberi laporan
informasi manajemen yang detil.
Chartered
Institute of Purchasing and Supply memperkirakan bahwa bekerja dengan lebih
dekat kepada para pemasok umumnya dapat mengurangi biaya pembelian hingga
10%. Peningkatan dalam layanan pelanggan dapat memungkinkan sebuah
perusahaan dengan para pelanggannya mampu menempatkan dan melacak
pesanan-pesanan kapanpun.Informasi pelanggan yang akurat dapat memungkinkan
menyesuaikan aktivitas pemasaran, produk, dan layanan bagi kebutuhan pelanggan. E-Katalog
adalah suatu versi elektronik dari katalog tertulis pemasok yang berisi nama
produk, deskripsi, ilustrasi, dan lain-lain. Harapan pengguna telah meningkat
secara dramatis pada tahun-tahun terakhir sebagai akibat dari pengalaman
pribadi mereka berbelanja di internet.Sarana e-procurement diperlukan untuk
menawarkan fungsionalitas yang sama-sama berstandar tinggi ini dalam upaya
mempertahankan kepuasan pengguna. Punch Out adalah suatu jenis integrasi
online yang memberikan kepada organisasi-organisasi kemampuan untuk menggunakan
situs-situs web pemasok mereka yang ada. Pelanggan dapat mencari, memilih dan
menyusun barang-barang untuk dibeli sekaligus mempertahankan kegunaan dari
situs web pemasok mereka. Item-item kemudian dibawa kembali kepada sistem milik
pembeli untuk pengiriman dan persetujuan dalam cara normal. Ketika Punch Out
telah berhasil diawali, pemasok tersebut dapat menyajikan tampilan data yang
disesuaikan, berdasarkan dengan sebuah kontrak standar.
Manfaat E-Procurement
Internet
telah muncul sebagai media yang efektif dari segi biaya dan dapat diandalkan
untuk melakukan transaksi bisnis online.Semakin banyak perusahaan yang
mengadopsi media ini dalam melakukan pengadaan barang mereka.Menurut Seth
Miller dalam artikelnya (http://EzineArticles.com/?expert=Seth_Miller) keuntungan utama e-procurement meliputi menghemat uang,
waktu, dan beban kerja tambahan yang normalnya berhubungan dengan pekerjaan
tulis-menulis. Proses pengadaan konvensional biasanya melibatkan banyak
pemrosesan kertas-kertas, yang mana menghabiskan sejumlah besar waktu dan uang.
Dalam beberapa contoh, biaya pemrosesan berkurang sebesar
85%. E-procurement merupakan komponen besar dalam e-commerce B2B modern dan
dapat diterapkan pada spektrum luas industri dan pasar.Banyak perusahaan telah
menerapkan e-procurement dengan sukses, memperoleh keuntungan hingga jutaan
dolar AS.Pengalaman menunjukkan bahwa sebuah perusahaan dapat menikmati
pengembalian yang mencapai 300% dari investasi awal dalam hanya tiga tahun.
Jumlah keberhasilan yang meningkat menunjukkan pertumbuhan pengakuan akan
keuntungan e-procurement. Hal ini menandakan sebuah optimisme terhadap
otomatisasi meskipun dalam perlambatan ekonomi dunia. Beberapa perusahaan telah
mengadopsi otomatisasi pada semua tahap dari proses suplai untuk memaksimalkan
keuntungan e-procurement. E-procurement terutama diterapkan pada pembelian
barang-barang kecil dan tidak mahal seperti perlengkapan kantor. Pendekatan
tradisional masih disukai untuk produk yang lebih mahal seperti permesinan
industri kompleks.Meskipun demikian, perusahaan-perusahaan secara meningkat
mengakui manfaat pengadaan bahan secara online.Pengadaan secara online membantu
organisasi-organisasi untuk merancang rencana yang optimal untuk memanage
rantai pasokan (supply chain). Keuntungan e-procurement tidak hanya meliputi
penghematan uang tetapi juga penyederhanaan keseluruhan proses. Rencana-rencana
yang optimal dapat dikomunikasikan dengan cepat kepada pemasok-pemasok, oleh
karena itu dapat mengurangi biaya dan pemborosan yang biasanya terdapat dalam
supply chain.Keuntungan e-procurement meliputi pengurangan biaya overhead
seperti pembelian agen, juga peningkatan kendali inventori, dan keseluruhan
peningkatan siklus manufaktur. Sistem e-procurement membantu
perusahaan-perusahaan mengkonsolidasikan data tentang pengadaan bermacam-macam
barang baik secara langsung maupun tidak langsung.Data ini memungkinkan mereka
melakukan pembelian besar dan bernegosiasi dengan para pemasok untuk diskon
yang lebih besar. Daripada sepuluh departemen independen berbeda, misalnya,
membeli suatu produk tertentu dalam jumlah kecil, suatu sistem pengadaan yang
terpusat dan terhubung dengan baik dalam organisasi akan membantu melacak
kebutuhan secara periodik untuk produk tersebut dan pemesanan pembelian besar
dapat disusun sesuai kebutuhan. Jika perusahaan dapat dengan mudah menunjukkan
kepada pemasok bahwa ada permintaan yang konsisten, hal itu dapat mengatur
pesanan pembelian.Lebih lanjut, dengan menghubungkan seluruh pesanan untuk
bagian-bagian tertentu dan suplai melalui rute yang ditentukan, perusahaan
pembeli dapat mengurangi jumlah transaksi yang diperlukan untuk barang-barang
tersebut. Singkatnya seperti yang disebut dalam http://www.icfaipress.org/Books/E-Procurement_overview.asp , nilai yang ditawarkan e-procurement meliputi :
·
Pengurangan biaya pengadaan : Pengurangan dalam biaya, yang dapat berkisar 20-25%,
dapat dicapai melalui proses yang efisien seperti perluasan basis pemasok,
negosiasi harga yang lebih baik, dan pemendekan siklus pengadaan, sehingga
mengurangi inventori.
·
Pelacakan transaksi yang mudah dan
pembayaran terotomatisasi :
Meminimalkan beberapa biaya pasca pembelian, sehingga menjamin kepuasan
pelanggan.
·
Kendali yang lebih baik : Melalui sarana-sarana pelaporan dan analisis yang mudah
dan efektif, seseorang dapat meningkatkan efisiensi dalam pemeliharaan laporan,
memeriksa pembelian tidak terkendali, dan menciptakan integrasi data yang utuh.
- Penghapusan biaya administrasi.
Penerapan
e-procurement mengotomatisasi banyak proses administrasi dalam pembelian
sehingga menjadi proses yang tanpa tertulis (paperless). Pengadaan secara
tradisional dipandang sebagai pekerjaan penyampaian kertas dalam seluruh
perusahaan. Mengalihkan beban adminstrasi bagi staf dan mengotomatiskan
pekerjaan kunci menghemat waktu mereka dan lebih lanjut menghemat dana
dewan.Berikut adalah contoh tabel dari laporan Warwick Business School yang
menunjukkan perbedaan biaya administrasi sistem pengadaan tradisional dengan
e-procurement. Biaya sistem manual digunakan sebagai indeks dasar (=100).
Function
|
Traditional Process
|
E-procurement
|
Requisition Generation
|
66.76
|
29.2
|
Requisition
Distribution
|
7.36
|
0.0
|
Order Generation
|
8.87
|
1.5
|
Order Distribution
|
1.87
|
0.0
|
Expediting
|
0.91
|
0.3
|
Goods Receipt
|
3.83
|
1.5
|
Invoice Processing
|
10.40
|
0.7
|
TOTAL
|
100.0
|
33.2
|
- Pemotongan biaya pembelian.
E-procurement
tidak secara intrinsik mengurangi biaya pembelian, namun mendorong organisasi
untuk mencapai tujuan ini dengan cara berikut:
·
Dengan mengenalkan sebuah sistem
yang dapat digunakan dengan mudah oleh orang-orang dan dengan senang
menggunakannya, memungkinkan setiap orang di organisasi menyesuaikan dengan
aturan pemasok yang dipilih dan oleh karena itu meningkatkan kemampuan membeli
organisasi terhadap supplier yang dipilih.
·
Ketika bertransaksi dengan pemasok
secara elektronik, pemasok-pemasok menjadi lebih sering memberikan diskon
karena biaya administrasi mereka lebih rendah.
·
Dengan mengurangi pembelian yang
tidak terawasi oleh dewan, para pemasok dapat menjadi lebih berkomitmen
terhadap perjanjian-perjanjiannya karena lebih terjamin untuk memperoleh bagian
yang lebih besar dari pengeluaran dewan.
- Pemotongan waktu siklus
pembelian.
Dalam
banyak dewan, waktu dari pemesanan hingga pengiriman dapat berhari-hari atau
berbulan-bulan, membuat proses pengadaan menjadi kurang layak untuk kebutuhan-kebutuhan
yang harus dipesan secara cepat. Penundaan-penundaan sering disebabkan
oleh persyaratan-persyaratan tertulis yang harus ditangani secara manual
oleh satu atau lebih orang dan di mana budjet dan komitmen-komitmen harus
diperiksa sebelum pesanan keluar. Solusi
e-procurement dengan tingkat kemajuan pekerjaan menjadi sifat inti
mengefisienkan proses ini dan menghindari kemacetan (bottleneck) yang umum
terjadi dalam proses ini. Hal ini memungkinkan suatu permintaan diperiksa
secara otomatis terhadap setting-setting yang sudah ditetapkan dan disetujui
secara elektronik. Hal ini tidak hanya mempercepat proses keseluruhan tetapi
juga memberikan analisis lengkap atas siklus pembelian sehingga staff pengadaan
dapat mengenali kemacetan-kemacetan umum dan menentukan apakah penundaan
diakibatkan oleh sebab internal atau eksternal. Singkatnya, e-procurement
mendorong staf menyelesaikan tugasnya dengan cepat tanpa mengorbankan
kendali.Ketika mencoba untuk menghitung manfaat bagi dewan dari segi pengurangan
waktu siklus pembelian, adalah penting bahwa banyak pembelian merupakan hal
kritis dan akan diuntungkan karena peningkatan efisiensi, keluar dari sistem
yang ada. Hal ini menjadi sulit untuk menghitung manfaat biaya yang
akurat.
- Kontrol manajemen yang lebih
besar.
Karena
semua data pengadaan diproses melalui satu database terpusat dan secara
otomatis diintegrasikan ke dalam Financial Management Information System
(FMIS), e-procurement memungkinkan analisis yang relevan dan laporan manajemen
dapat dengan mudah dihasilkan.Di samping mempersenjatai profesional pengadaan
dengan informasi yang dibutuhkan untuk memanage dengan efektif, e-procurement
bertujuan mengurangi beban administratif yang berarti bahwa mereka dapat
memfokuskan pada pengambilan keputusan yang lebih proaktif.
- Sesuai kebutuhan user (user compliance).
Memaksimalkan
kecocokan dengan kebutuhan, menjamin bahwa setiap orang hanya membeli dari
pemasok yang disetujui adalah hal penting bagi manajer pembelian, karena
mempunyai dua manfaat yaitu mendapatkan nilai terbaik dari
persetujuan-persetujuan dengan yang dipilih oleh perusahaan dan
perusahaan-perusahaan dapat meningkatkan persetujuan-persetujuan yang jauh
lebih baik dengan para pemasoknya. Dengan proses pengadaan tradisional,
permintaan tertulis sangat menghabiskan waktu untuk menyelesaikan dan mudah
mengalami penundaan-penundaan ketika permintaan tersebut melalui proses
persetujuan yang tidak membutuhkan perhatian banyak pengguna. Mereka menemukan
cara-cara lain untuk membeli, apakah dengan menempatkan pesanan secara langsung
kepada pemasok atau menggunakan kartu kredit atau uang tunai. Hal ini dikenal
dengan pembelian yang tidak terawasi (“maverick purchasing” atau “rogue
spending”), walaupun bagi banyak pengguna yang sungguh mencoba membeli sesuatu
untuk menyelesaikan pekerjaan bukanlah “maverick” (tidak terkendali, bebas),
tetapi demi kepentingan organisasi. Ketika mereka menggunakan sistem
tradisional, mereka kadang harus melakukan panggilan telepon kepada pemberi
wewenang yang berbeda-beda atau kepada pembeli untuk mempercepat
transaksi.Berikut adalah masalah yang muncul sebagai akibatnya.Pertama, nilai
terbaik tidak diperoleh.Pembeli yang tidak terawasi tidak dapat mengeluarkan
persyaratan-persyaratan seperti organsisasi yang karena jarang digunakan oleh
pemasok yang dipilih.Kedua, karena pembelian melampaui sistem sehingga tidak
dapat dianalisa dan oleh karena itu informasi manajemen yang berarti sulit
dihasilkan. Akhirnya, hal tersebut dapat memunculkan masalah internal yang
dapat dihindari.E-procurement menyediakan pengguna suatu cara mengadakan barang
yang umumnya lebih cepat bahkan daripada metode yang bebas. Mereka dapat dengan
cepat menyelesaikan pesanan pada layar dengan interface yang user-friendly.
Mereka dapat melacak perkembangan pesanan mereka pada tahap manapun dari rantai
persetujuan dan dapat diinformasikan secara elektonik untuk pengiriman barang
dari pemasok.
- Pengurangan tingkat kesalahan
pemesanan.
E-procurement
secara dramatis mengurangi kecenderungan kesalahan pengguna dalam proses
pengadaan, karena pesanan-pesanan dibuat dengan memilih item-item yang ada di
katalog dalam sistem. Transaksi elektronik disampaikan antara dewan FMIS,
e-marketplace, dan sistem pemasok tidak membutuhkan campur tangan manusia.Hal
ini mengurangi peluang pesanan diterjemahkan secara tidak tepat, harga-harga
tidak tepat, atau item-item dalam katalog sudah usang dan tidak diproduksi lagi
pada waktu pemesanan.
- Pekerja pengetahuan (knowledge workers).
Pendiri
Microsoft, Bill Gates, dalam bukunya Business @ the Speed of Thought (1999)
menggambarkan efek dari penempatan solusi e-procurement pada Microsoft.Di
samping penghematan sekitar 140 juta dolar per tahun, efek mendasar dari
penerapan tersebut adalah peralihan staf menjadi “knowledge workers”. Istilah
ini menggambarkan bagaimana staf tidak lagi terbebani dengan
pekerjaan-pekerjaan administratif seperti mengisi dan menyampaikan form-form,
karena semuanya dikomputerisasi dan staf-staf diberi informasi untuk memanage
pengadaan, daripada “di-manage olehnya”.Mengubah staf menjadi knowledge workers
menghasilkan produktivitas yang lebih baik dari seluruh dewan. Hal ini tidak
hanya berlaku bagi staf pembelian tetapi bagi seluruh orang yang terlibat dalam
proses pengadaan yaitu penyusun pesanan, pemberi wewenang, manajer, staf
keuangan, dan lain-lain. Hal ini memungkinkan end-user untuk fokus sepenuhnya
pada tugas mereka sendiri dengan dukungan suaut sistem pengadaan yang efektif,
dan staf pengadaan dapat mengalihkan fokus mereka dari tugas administratif yang
seringnya tidak berarti ke strategi dan analisis pengadaan. Pengadaan oleh
sebuah organisasi dapat digolongkan sebagai pengadaan MRO (Maintenance, Repair,
and Operating) dan pengadaan langsung. Pengadaan MRO terdiri dari semua
pembelian tidak langsung yang meliputi perlengkapan kantor, suku cadang mesin,
komputer dan asesorisnya, dan dapat juga meliputi jasa seperti travel, kurir,
dan sebagainya. Walaupun hal ini menggambarkan hanya sebagian kecil persentase pengeluaran
total sebuah perusahaan, untuk perusahaan besar nilai itu bisa jadi besar.
Jumlah total pengadaan MRO bervariasi dari 10% untuk seluruh pengadaan untuk
organisasi bidang manufaktur hingga 60% untuk organisasi pelayanan seperti bank
dan konsultasi keuangan lainnya.Keuntungan menggabungkan sebuah model
e-procurement untuk MRO adalah bahwa proses-proses tersebut lebih cepat dan
oleh karena itu mengurangi ketergantungan.Untuk model langsung, dalam melihat
volume besar transaksi repetitif, keuntungannya terletak pada integrasi solusi
e-procurement dengan sistem perencanaan produksi perusahaan dan manajemen
inventori. Kebanyakan sistem sisi penjualan menangani transaksi yang lebih
sederhana seperti suplai MRO.Sistem sisi penjualan memungkinkan penjual berinteraksi
dengan banyak customer sekaligus, organisasi customer mungkin harus
mengintegrasikan sistem mereka dengan banyak solusi tergantung jumlah
pemasok.Keuntungan menggunakan solusi ini, dibandingkan dengan yang tradisional
bagi sebuah organisasi customer yaitu dalam hal peningkatan nilai customer
melalui manajemen biaya/waktu yang efisien dan kemampuan akses yang
mudah.Sistem end-user pembelian berinteraksi dengan sistem informasi internal
seperti Enterprise Resource Planning (ERP) memungkinkan sistem mengotomatisasi
sebagian transaksi, sehingga meningkatkan kecepatan penanganan transaksi serta
mengurangi biaya pemrosesan. Pemasok-pemasok juga dapat memperoleh manfaat
dari e-procurement.Mereka dapat meniadakan katalog tercetak melalui Electronic
Data Interchange (EDI) dan e-mail. Manajemen inventori menjadi lebih mudah
melalui peringatan dan update otomatis, secara simultan memungkinkan pembeli
memberitahu pemasok-pemasok secara otomatis untuk pembayaran pasangan yang
diperbarui. Memanage akun-akun yang diterima juga menjadi lebih ringkas bagi
mereka.
Tujuan
E-Procurement
James
E. deMin dari Infonet Service Corp. menyatakan bahwa tujuan dari e-procurement
adalah sebagai berikut :
·
Untuk memperbaiki tingkat layanan
kepada para pembeli, pemasok, dan pengguna.
·
Untuk mengembangkan sebuah
pendekatan pengadaan yang lebih terintegrasi melalui rantai suplai perusahaan
tersebut.
·
Untuk meminimalkan biaya-biaya
transaksi terkait pengadaan melalui standarisasi, pengecilan, dan otomatisasi
proses pengadaan di dalam dan di mana yang sesuai dengan agensi-agensi dan
sektor-sektor.
·
Untuk mendorong kompetisi antar
pemasok sekaligus memelihara sumber pasokan yang dapat diandalkan.
·
Untuk mengoptimalkan
tingkatan-tingkatan inventori melalui penerapan praktek pengadaan yang efisien.
·
Untuk mengefektifkan penggunaan
sumber daya manusia dalam proses pengadaan.
·
Untuk mengurangi pengeluaran putus
kontrak dengan menggunakan teknologi untuk meningkatkan kewaspadaan pengguna
terhadap fasilitas-fasilitas kontrak yang ada dan membuatnya lebih mudah untuk
menentangnya.
·
Untuk meningkatkan kemampuan membeli
dengan menggunakan teknologi untuk mendukung identifikasi peluang untuk
penyatuan dan dengan memfasilitasi penyatuan persyaratan pengguna di dalam dan
melalui garis-garis bisnis.
·
Mengurangi biaya-biaya transaksi
dengan menggunakan teknologi untuk mengotomatisasikan proses-proses, yang mana
masih tercetak (paper-based), dan untuk mengecilkan, dan menstandarisasi
proses-proses dan dokumentasi.
Halangan Dalam Penerapan E-Procurement
Walaupun tren-tren yang ada positif, ada halangan dalam
penerapan e-procurement.Banyak bisnis kecil dan menengah lambat dalam pengadaan
secara online, karena batasan-batasan dalam mengintegrasikan platform pengadaan
dengan sistem yang sudah ada dan kurangnya standar data. E-procurement dalam
sektor B2C(Bussines-to-Consumer) juga lambat untuk diterima karena jalur-jalur
rantai suplai tidak sepenuhnya mendukung e-bisnis. Salah satu halangan adalah
tidak banyak pemasok yang memiliki perlengkapan untuk berpartisispasi dalam
sebuah proses e-procurement. Mereka harus berinvestasi dalam pembuatan
interface yang sesuai dan dalam beberapa kasus customer enggan
berpartisipasi. E-procurement mempengaruhi setiap fungsi dalam perusahaan
dan dapat berkembang melampaui proses procurement saja. Hal ini dapat
memperkenalkan pemasok baru dan peran baru bagi pemasok yang ada seperti bank
dan perusahaan logistik. Dalam banyak kasus, prosendur pengendalian keuangan
dan kebijakan komitmen harus disesuaikan, di mana kegagalan terhadap hal ini
akan berpengaruh negatif pada pengembalian investasi. Beberapa dari
masalah yang perlu diperhatikan oleh perusahaan-perusahaan yang ingin
menerapkan solusi e-procurement yaitu :
·
Pemasok-pemasok yang mampu mendukung
fitur elektronik.
·
Pencarian pemasok baru.
·
Kebutuhan akan kolaborasi yang kuat.
·
Kemampuan untuk menyampaikan.
·
Biaya transaksi.
·
Pada keadaan tertentu, ketersediaan
content dan transparansi proses.
Bagaimana Mengetahui Apakah E-Procurement Tepat Bagi
Perusahaan
Penerapan e-procurement sering benar-benar memfasilitasi
pembelian berbasis katalog bahan-bahan tidak langsung seperti perlengkapan
kantor. Pengembalian investasi (Return on Investment, ROI) dari
penerapan-penerapan tersebut cukup baik. Penghematan pada perlengkapan kantor
dapat meningkatkan laba sejauh ini. Melangkah melampaui tahap ini, yaitu
ke bahan-bahan langsung, dan bermacam-macam layanan yang dibeli sebuah
perusahaan, seperti konsultasi, audit, atau pemeliharaan gedung, adalah
sulit.Jika sebuah perusahaan melakukan pembelian besar-besaran bahan mentah
penting yang strategis atau komponennya, biasanya dalam perjanjian jutaan
dolar. Perjanjian semacam ini sering dinegosiasikan lebih dari berminggu-minggu
dan berbulan-bulan, mengatur suplai hingga setahun ke depan. Dalam lingkungan
seperti itu, e-procurement menambah nilai yang kecil. E-procurement dapat
memberikan lebih daripada harga yang lebih murah. Pengaruhnya lainnya dari
karakteristik hasil pengembangannya seperti produktivitas yang lebih baik,
peniadaan pembelian yang tidak terawasi, tidak terencana, atau mendadak, dapat
menghasilkan ROI yang lebih tinggi daripada apa yang dapat dicapai dengan
memperoleh harga yang lebih murah. “Keuntungan dari e-procurement
bergantung pada perusahaan anda dan apa yang dibeli perusahaan”, Scott Elliff,
presiden Capital Consulting and Management, menyimpulkan. Elliff mengatakan
bahwa seorang CIO yang mengevalusai pro dan kontra e-procurement mempertanyakan
beberapa pertanyaan seperti :
- Apakah nilai dari pengeluaran
tinggi atau rendah?
- Apakah produk atau komoditas
dapat dipertukarkan atau tidak?
- Apakah banyak atau sedikit
kompetisi?
- Seberapa efisien proses internal
anda?
Daripada
terburu-buru untuk mengotomatisasi hanya demi pengotomatisasian, hal-hal di
atas adalah faktor yang membutuhkan pertimbangan.
Mengukur Manfaat E-Procurement Dalam artikel “Measuring E-Procurement Benefits” oleh
David Eakin dibahas bagaimana mengukur manfaat yang diperoleh oleh perusahaan
yang memilih menerapkan solusi e-procurement. Berikut adalah poin-poin
ringkasan pembahasan tersebut.
- Penggolongan Manfaat
- Hard benefits (langsung dapat
diukur) yang diperlukan untuk memberikan nilai tambah bagi pemegang saham
dan untuk memperoleh persetujuan, seperti penghematan harga dan
pengurangan biaya proses.
- Soft benefits (manfaat tidak
langsung) yang memberi pengaruh pada aliran kas mungkin sulit untuk
dihitung jumlahnya secara akurat. Misalnya yaitu, waktu individual yang
terbebas sebagai efek dari proses-proses yang lebih efisien, tetapi cukup
dapat menunjukan kemajuan.
- Intagibles (aset yang bukan
berwujud benda) yang bermanfaat tetapi tidak dapat secara langsung dapat
diukur dari segi finansial. Adalah penting untuk tidak menganggap soft
benefits yang dapat diukur sebagai intangibles, karena mengakibatkan
pengukuran menjadi lebih sulit.
Intangibles misalnya
berupa :
·
Perubahan kultur/budaya : pengenalan
strategic sourcing sebagai market differentiator jangka panjang, perubahan
sikap pengguna, dan kemudahan penerapan proses internal kelas dunia.
·
E-platform : e-procurement sebagai
langkah menuju struktur-struktur pemberi nilai tambah.
·
Persetujuan keuangan untuk semua
pengeluaran : kemampuan untuk menjamin bahwa semua pengeluaran memenuhi standar
organisasi.
·
Kemampuan menilai performa pemasok
yang tinggi : feedback yang “live” dari pengguna kepada pembeli.
- Definisi Manfaat
(Penentu-penentu penghematan/savings drivers)
·
Manfaat yang berhubungan dengan
transaksi· Manfaat yang berhubungan dengan kesesuaian terhadap
kebutuhan· Manfaat bagi manajemen informasi·
Manfaat yang berhubungan dengan
harga· Manfaat yang berhubungan dengan pembayaran
- Proses Mengukur Manfaat
E-Procurement
Setelah
penentu-penentu kunci penghematan telah dikenali dan lingkup pengeluaran
pengadaan yang diterapkan disetujui, sebuah proses pengukuran perlu dibentuk
untuk mengambil kunci pengukuran. Hal ini meliputi :·
Tujuan melacak manfaat atau
penentunya.· Penetapan dasar untuk melacak manfaat atau penentunya.·
Pengaruh tangible (hard dan soft
benefits) pada masing-masing penentu.·
Proses yang mana dapat diperoleh
datanya.· Frekuensi dari bagaimana pengukuran ini dilakukan.·
Ukuran-ukuran manfaat.·
Risiko-risiko yang berhubungan
dengan pengukuran tersebut.
- Sarana Mengukur Manfaat
E-Procurement
·
Database dan form-form realisasi
manfaat.Dalam rangka merekam dan mengawasi secara sentral penghematan yang
dihasilkan melalui e-procurement, suatu proses penangkapan penghematan perlu
dibentuk. Sebagian dari penghematan-penghematan ini dapat dihubungkan dengan
bisnis sebagai aktivitas biasa dan sebagian lain untuk e-procurement. Infomasi
ini harus dikumpulkan, divalidasi, direkam secara terpusat pada database, dan
dilaporkan secara periodik. Perlu ada suatu petunjuk jelas bagaimana
penghematan-penghematan ini akan ditambahkan. Ada risiko bila
penghematan-penghematan seperti itu hanya dicatat, penghematan-penghematan
tersebut tidak pernah diolah sesungguhnya menjadi manfaat finansial yang berupa
barang yang nyata.· Analisis pengeluaran.Sarana analisis pengeluaran
memungkinkan pengguna untuk mengolah data pengeluaran untuk menyajikan
informasi yang bermanfaat.Secara tradisional, data seperti itu diperoleh dari
informasi dalam ERP atau fungsi-fungsi akun yang dapat dibayar.Kualitas data
yang melekat dalam transaksi-transaksi e-procurement memungkinkan profesional
pengadaan untuk mengakses data ini secara langsung melalui portal mandiri.·
E-intelligence.E-intelligence adalah
sebuah istilah kolektif untuk sumber-sumber informasi yang dikumpulkan untuk
membantu profesional pengadaan dengan mencari informasi yang diperlukan.
E-intelligence akan menggabungkan intelijensi pemasok, masukkan berita,
database kontrak, survei penjual, survei kepuasan konsumen, dan data transaksi
seperti jumlah retur.
Enterprise Resource Planning (ERP)
Perencanaan
Dengan
tersedianya fungsi-fungsi perencanaan yang sangat handal/superior serta mudah
untuk digunakan, Intuitive ERP akan dapat menyediakan data yang diperlukan
untuk dapat mengambil tindakan yang cepat dan mudah apabila terjadi masalah
dengan penjadualan/scheduling. Fungsi-fungsi perencanaan yang telah tersedia
dan jauh lebih berkembang, memungkinkan perusahaan untuk dapat mengurangi
biaya-biaya produksi serta meningkatkan produktifitas, dengan cara menghindari
terjadinya kekurangan stok barang, meningkatkan ketepatan pengiriman barang,
serta meningkatkan fleksibilitas perusahaan dalam menyusun jadual kebutuhan
stok.
Kemudahan
untuk menganalisa kebutuhan barang dan menyajikan informasi secara grafikal dan
bertingkat (berdasarkan pada sumber dan pemenuhan kebutuhan), untuk membuat
komitmen yang cepat dan akurat mengenai pengiriman barang dengan memanfaatkan
fungsi “Available To Promise (ATP)” dan fungsi “Capable to Promise (CTP)”.
Membuat dan melakukan perubahan terhadap perencanaan material sesuai dengan
kebutuhan, meningkatkan pengontrolan terhadap biaya produksi dan
mengefisiensikan pengaturan sumber daya dengan cara memanfaatkan fungsi-fungsi
yang fleksibel untuk mengatur “Bill Of Material”/struktur barang/stok, serta
memberlakukan perubahan spesifikasi tehnis produk tanpa harus kehilangan
kontrol terhadap operasional produksi dan menilai dampak pengaruh dari
perubahan spesifikasi tehnis terhadap seluruh operasional perusahaan.
- Merencanakan stok secara
instant/cepat sekali dengan fungsi “Dynamic MRP (Material Requirement
Plan)”
- Memeriksa ketersediaan stok dan
memberikan komitmen untuk mengirim barang melalui pemanfaatan
fungsi-fungsi “Available To Promise (ATP)” dan “Capable To Promise (CTP)”
- Menganalisa Kebutuhan barang
secara grafik dan bertingkat
- Membuat “Bill of Material”
secara visual
- Membuat dan Mengatur Operasi/Proses
setiap barang secara fleksibel
- Melacak dan mengontrol setiap
perubahan spesifikasi tehnis
Manajemen Stok / barang
Pengaturan
yang efektif untuk barang jadi, barang setengah jadi (WIP) dan bahan baku
merupakan suatu hal yang sangat kritis dalam seluruh operational perusahaan.
Intuitive ERP memberikan sistem pengaturan barang yang handal dan terstruktur —
Keseluruhan fungsi-fungsi yang dibutuhkan untuk dapat melakukan pengontrolan
secara akurat terhadap setiap transaksi stok, biaya produksi yang terjadi serta
pemakaian barang.Mulai dari pengadaan barang baku sampai pada pendistribusian
barang jadi, Intuitive ERP memungkinkan untuk dapat mengatur
informasi-informasi yang penting dari setiap barang dengan berbagai atributnya
yang tercantum dalam “Kartu Stok”. Akses secara instan/cepat terhadap data yang
terjadi secara real-time (sesuai dengan waktu terjadinya) memungkinkan
perusahaan untuk dapat memeriksa dan melacak tingkat jumlah stok menurut
barang, lokasi barang, kelompok produk dan transaksi stok yang telah terjadi
hanya dengan meng”klik” sebuah tombol. Menyederhanakan transaksi barang yang
terjadi sehari-hari dan meningkatkan produktifitas para pemakai sistem (user)
dengan memafaatkan fungsi-fungsi yang dapat secara otomatis menjalankan pekerjaan-pekerjaan
yang seringkali dilakukan
·
Mengontrol Stok / barang
·
Mengatur Pengadaan Barang
·
Pengiriman dan Penerimaan Barang
·
Melacak informasi mengenai lokasi
dan lot barang
·
Melakukan penyesuaian terhadap hasil
pemeriksaan secara fisik jumlah stok barang dengan metode “Cycle Counting” per
sebagian barang atau metode “Physical Inventory” untuk seluruh barang
·
Memproses Transaksi stok dengan bar
code
·
Menganalisa dan mengatur informasi
mengenai biaya produksi
Keuangan / Accounting
Intuitive
ERP menyediakan fungsi-fungsi yang cukup memadai dan fleksibel untuk menangani
keuangan dan akunting. Memungkinkan perusahaan untuk dapat menelusuri dan
mencari sumber dan pemakaian aliran dana didalam perusahaan secara aman dan
akurat. Transaksi keuangan akan semakin mudah dan kemampuan untuk mengakses
secara cepat data-data keuangan, baik secara rekapitulasi/ringkasan sampai
dengan pada level detil transaksi secara “Drill-Down”Mengatur, menangani dan
memproses hutang dan piutang dagang perusahaan. Menelusuri dan melacak semua
kegiatan akunting melalui modul “General Ledger” dari Intuitive ERP.Memudahkan
untuk membuat laporan Neraca Keuangan, budget, dan Laporan keuangan lainnya.
- Membuat budget dan memonitor
aliran dana
- Memproses hutang dan piutang
dagang
- Memasukkan transaksi-transaki
pada buku besar
- Me-Rekonsialisasikan
perkiraan-perkiraan keuangan.
- Menelusuri biaya-biaya
pemakaian barang, tenaga kerja, dan produksi
Pembelian/ Purchase
Menangani
seluruh aktifitas pembelian, mulai dari menyeleksi pemasok/supplier sampai pada
memasukkan data penawaran, memasukkan order pembelian sampai pada penerimaan
barang dan melakukan inspeksi/QC.
- Mengorganisasikan dan mengatur
infomasi mengenai pemasok/supplier secara mendetail
- Mengatur harga pembelian dan
matrik penawaran dari supplier
- Memasukkan data order pembelian
- Membuat Order Pembelian secara
otomatis (meng-konversikan) dari rencana pembelian yang secara otomatis
dibuat oleh sistem sesuai dengan kebutuhan
- Menerima dan menginspeksi
penerimaan barang yang dikirim oleh supplier
Produksi/Production
Intuitive
ERP memberikan fungsi-fungsi yang lengkap dalam hal produksi untuk membantu
perusahaan dalam menangani proses-proses yang terjadi pada barang setengah jadi
(wip) dan meningkatkan produktifitas karyawan dengan menjalankan fungsi/fasilitas
“Labor-Saving”, yang memungkinkan pengontrolan lebih besar terhadap operasional
produksi dan jadwal/schedule produksi.Dengan cepat rencana “Order Produksi”
dapat dikonversikan menjadi “Order Produksi”. Memaksimalkan efisiensi produksi
dengan fungsi “Backflushing”, “Finite and Infinite Loading”, “Forward and
Backward Scheduling”.Pengaturan tenaga kerja dan kapasitas peralatan dapat
lebih baik dilakukan melalui penerapan modul “Shop Floor Control”. Modul ini
memungkinkan untuk membuat jadual produksi dan melakukan proses “What If” untuk
dapat mengidentifikasikan secara cepat dan mencegah terjadinya jadual produksi
yang konflik. Data mengenai produksi telah terintegrasi dengan data akunting,
sehingga biaya produksi yang terjadi dapat segera ditelusuri/dilacak secara
akurat.
- Membuat dan memeriksa
order-order produksi
- Perencanaan dan penjadualan
operasional produksi
- Memonitoring status dari
produksi
- Mengatur barang dan kapasitas
peralatan/mesin
- Menjanjikan waktu untuk
pengadaan barang jadi
- Mengecek waktu dan kehadiran
karyawan
RINGKASAN
1. Lingkungan perusahaan terdiri dari delapan elemen.
Elemen-elemen tersebut menggambarkan organisasi atau perorangan, serta mencakup
para pemasok, pelanggan, serikat buruh, masyarkat keuangan, pemegang saham atau
pemilik, pesaing, pemerintah dan masyarakat global.Elemen-elemen ini membentuk
supersistem yang lebih besar yang disebut masyarakat.Sumber daya mengalir
antara perusahaan dan elemen lingkungan.
2. Suatu perusahaan dapat mencapai keunggulan kompetitif dengan
memproduksi suatu marjin yang lebih besar dari daripada pesaingnya. Marjin
tersebut adalah nilai lebih produk atau jasa dibandingkan biayanya.
3. Sumber daya informasi terdiri dari : perangkat keras dan
lunak komputer, spesialis informasi (analis sistem, pengelola database,
spesialis jaringan, programer, operator), pemakai, fsailitas, data base dan
informasi.
4.
Ada tiga tingkat kemampuan akhir
komputer, yaitu :
·
Pemakai akhir tingkat menu (menu
level end user)
· Pemakai akhir tingkat perintah (command level end user)
· Pemakai akhir (end use programmers)
5. Manajemen sumber daya informasi (informa\tion resources
management – IRM) adalah aktifitas yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan
dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh dan mengeloila
sumber daya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.
6.
Manfaat perdagangan elektronik :
· Pelayanan yang lebih baik
· Hubungan dengan pemasok dan masyarakat keuangan yang lebih
baik
·
Pengembalian atas investasi pemegang
saham dan pemilik yang meningkat.
7.
Kendala perdagangan elektronik :
· Biaya tinggi
· Masalah keamanan
· Perangkat lunak yang belum tersedia.
Sumber-Sumber
